Les étapes clés pour un cahier des charges de création de site web percutant

Certes, il est toujours possible de faire comprendre à chaque prestataire contacté, directement, par téléphone ou par un autre échange direct et personnalisé, toutes les caractéristiques du projet de création de site internet, afin que ce prestataire émette une proposition personnalisée. Mais ces réponses seront-elles vraiment utiles au prestataire pour qu’il puisse véritablement cerner le projet et proposer un service au juste prix ?

A y réfléchir, cette phase d’explication du projet n’est-elle pas celle de tous les dangers, issus d’un risque simple : celui que le client pense avoir acheté un produit que le prestataire n’a jamais imaginé lui vendre ? Tout simplement parce que les deux ne se seraient pas compris pendant cette phase préliminaire essentielle sur les tenants et les aboutissants du projet, et donc la charge de travail à consacrer, et donc sur le prix…

L’édition d’un cahier formalisé pour la mise en place d’un site web à ce moment de la relation commerciale est un bon moyen de se préserver de cet écueil. Mais au-delà de cette simple définition, les clients qui n’auraient pas la culture du secteur de l’ingénierie ou des marchés publics, grands consommateurs de documents de spécifications, soupçonnent rarement les avantages précieux de cet outil. Ils sont encore moins capables de les concevoir, ignorant toutes les contraintes de forme d’un document essentiel pour la création d’un site internet.

A quoi sert donc ce support détaillé pour la création d’un site internet ? Quel est son intérêt pour le prestataire et pour le donneur d’ordres ? Comment le concevoir, et par qui le faire réaliser ? Quel doit être son contenu, son plan ? Connaître la réponse à ces questions, c’est déjà avoir fait un grand pas vers la création d’un site internet qui correspond réellement à ses attentes, mais aussi vers une relation commerciale saine avec le prestataire.

Un cahier des charges en création de site, pour quoi faire ?

Dans un projet de création de site web, un cahier de prérequis remplit deux séries de fonctions bien différentes pour un prestataire et pour un donneur d’ordres. Au premier, il fournira des indications claires sur le projet, lui permettant de fournir un devis en création de site web au prix le plus juste. Au second, il apportera un élément de sécurisation du contrat. Ces deux fonctions apportent toute une série d’avantages à l’un et à l’autre.

Pour le prestataire : des indications claires pour comprendre le projet et fournir un devis au juste prix

Pour le prestataire, un cahier de référence pour la création de site constitue un élément à prendre tout à fait au sérieux dans le cadre de la formulation d’une proposition commerciale, qu’il soit assorti à une demande de devis ou qu’il fasse partie d’une procédure formelle d’appel d’offres. Les informations qu’il demande, mais aussi celles qu’il fournit au prestataire sont en effet capitales sur plusieurs plans :

• Au premier coup d’œil, le prestataire doit en effet être en mesure de comprendre, en toute honnêteté, s’il est en mesure de réaliser correctement le travail demandé. Cela peut paraître difficile à croire, mais il existe encore des prestataires peu scrupuleux qui s’engagent à réaliser n’importe quelle prestation sans en avoir les compétences. Un cahier descriptif permet de réduire ce risque ;
• A ce titre, l e prestataire de site internet  verra surtout dans ce document un manuel technique du site à réaliser. Sur ce volet technique, il constitue en quelque sorte la traduction, dans son langage de professionnel de la création de site web, du besoin exprimé par le client, tant pour les aspects fonctionnels que technologiques. Car aucun site ne ressemble à un autre – ou en tout cas, tout client voudra un site unique, qui corresponde à ses besoins spécifiques ;
• Mais le prestataire aurait tort de se cantonner à ce volet technique. Ce type de cahier constitue en effet un élément essentiel pour comprendre son client, sa manière d’aborder une relation commerciale, ainsi que ses objectifs business ;
• Pour le prestataire également, il constitue un élément clef qui dans le cadre d’un appel d’offres formalisé ou non, lui permettra de connaître son environnement concurrentiel et les moyens de remporter le projet.
• Le cahier formalisé permet aussi de donner une estimation plus juste du prix de la réalisation du site .

Enfin, sur un tout autre plan, quand c’est au prestataire qu’est demandée la réalisation de ce document (ça arrive), il constitue tout simplement un produit, un service qui a un prix. Car sa réalisation suppose un véritable travail de fond, à forte valeur ajoutée pour le donneur d’ordres lui-même.

Pour le client : un outil de sécurisation de la prestation de création de site web

Pour le client, ce cahier de cadrage, c’est d’abord un outil pour éviter tout malentendu avec son prestataire. Un outil qui sera d’autant plus efficace dans cette optique qu’il sera détaillé :

• Les malentendus peuvent être d’ordre technique ou commercial, les deux se rejoignant souvent pendant la création de sites internet. Un client qui pense ne pas recevoir le travail qu’il a demandé, et un prestataire qui pense ne pas être justement payé pour ce qu’exige un client, c’est une relation commerciale gravement endommagée, et un projet tout simplement raté à plus ou moins brève échéance ;
• Mais en obligeant le client à définir clairement ses besoins, l’exercice de la réalisation d’un tel cahier le force à découvrir lui-même des aspects du projet qu’il n’aurait pas forcément soupçonnés, quitte à remanier le projet, à redéfinir les priorités ou à réévaluer son budget ;
• Les questions du prestataire en réponse à ce cahier seront à cet égard tout aussi précieuses que sa proposition elle-même, fournissant l’éclairage d’une expertise externe à l’entreprise sur le projet ;
• En quelque sorte, réfléchir aux questions à poser à un prestataire revient à se poser soi-même les bonnes questions : c’est tout particulièrement le cas en ce qui concerne le SLA (Service Level Agreement, accord sur le niveau de service), qui doit déterminer précisément les barèmes de performance et de qualité à atteindre par le prestataire ;
• Ce SLA constitue un outil de sécurisation du contrat ultérieur, le prestataire étant généralement soumis à des pénalités financières détaillées en cas d’échec à le satisfaire
• Tout comme le cahier formalisé lui-même constitue une garantie : s’il est joint au contrat et signé, son respect article par article fera partie des engagements contractuels du prestataire.

Pour toutes ces raisons, un cahier techniquement détaillé, et surtout un cahier de prérequis pour création de site marchand , représente bien plus qu’un outil afin de sélectionner le meilleur prestataire, au meilleur prix, pour une création de site internet.

Bien rédiger un cahier des charges pour une création de site internet

Un cahier préalable apparaît a priori comme un exercice très codifié, tant sur le fond que sur la forme. S’il est vrai qu’il réclame un véritable travail – et beaucoup de temps – ce n’est pas tant à cause de contraintes formelles. L’essentiel est que tout ce qui doit y figurer soit clairement mentionné et détaillé.

Mais quels sont ces éléments essentiels ? Et qui est le mieux placé pour prendre en charge la rédaction dans une entreprise ?

A qui confier la réalisation du cahier des charges, et quelles règles de forme faut-il respecter ?

Les contraintes formelles pour la création d’un site web ne sont pas si précises que seuls des techniciens seraient à même de les maîtriser. En réalité, c’est un équilibre entre technicité et pragmatisme qui doit émaner de ce document :

• Il doit être suffisamment précis pour éviter les malentendus et incompréhensions, et donc les dépassements de budget ou les disputes avec le prestataire ;
• Il doit être suffisamment ouvert pour permettre au prestataire d’être force de proposition, de faire valoir ses compétences de conseil, et encore plus simplement pour ne pas décourager des entreprises qui auraient pu faire un travail remarquable.

Sur le plan du volume, cet équilibre peut se situer entre une quinzaine et une trentaine de pages, selon la complexité du projet. La langue, elle, ne doit pas être trop technique : il faut juste clairement exprimer ses besoins.

Dans ces conditions, deux types d’acteurs font figure de bons candidats pour aller chercher des candidats à la création du site internet :

• Un chef de projet technico-commercial qui serait en mesure d’entrer en contact avec tous les départements concernés par le projet, sans oublier le juriste de l’entreprise ou un avocat ;
• Un prestataire externe, habitué à créer des sites internet. Mais attention ! L’idéal est clairement de faire appel à un prestataire tiers, qui ne sera pas en mesure de répondre lui-même à l’appel d’offres.

Les différents éléments constitutifs d’un cahier des charges complet

Un cahier des charges complet doit contenir au moins cinq catégories d’éléments au sein desquelles le niveau de détail peut être variable :

• Une présentation de l’entreprise, son histoire, son activité, sa « philosophie »… Cette partie n’est surtout pas à négliger, afin de donner autant de détails que possible au prestataire sur son projet et sur son client.
• Une présentation des enjeux et du cadre du projet de création de site. Cette partie doit définir tout d’abord le type de site désiré : site vitrine , site e-commerce, site social… Elle doit aussi préciser les objectifs, les cibles et le rôle des différents prestataires. La transparence sur le processus et les critères de sélection est essentielle.
• Les caractéristiques et le contenu du site désiré : formats, images, graphismes, contenus textes, identité visuelle… Le volume de contenu doit être précisé, accompagné d’une arborescence et des mots-clés pour un éventuel travail de référencement. La partie technique inclut l’architecture du site, le CMS utilisé et les conformités techniques.
• Les services optionnels envisageables, comme le webmarketing (réseaux sociaux, blogs, référencement payant ou naturel), l’internationalisation (hébergements, noms de domaine, traductions) et les fonctionnalités supplémentaires éventuelles.
• Une synthèse des engagements, formalisant la contractualisation des éléments, y compris les SLA éventuels.

En annexe pourront figurer des éléments utiles à une meilleure compréhension du cahier des charges :

• Rapports d’audits, analyses, statistiques issues de tests utilisateurs ;
• Documents stratégiques business : business plan, analyse de marché, personas marketing… Ces documents sont particulièrement utiles pour un site e-commerce ;
• Les « bibles » comme la charte éditoriale ou la charte graphique ;
• Le détail de l’analyse fonctionnelle, avec les scénarios d’usage, essentiels au volet UX design .

Pour renforcer davantage vos projets, il peut être opportun de préparer un dossier de spécifications pour l’hébergement de votre site. Ce volet aborde les contraintes techniques et s’apparente à un cahier complet garantissant la fiabilité.

Par ailleurs, certains décideurs envisagent tôt ou tard la modernisation de leur plateforme, nécessitant parfois une refonte de portail communal. Dans ces cas-là, établir un plan détaillé pour la refonte d’un site internet de collectivité est essentiel pour cadrer la structure et le graphisme.

Ce type de démarche couvre aussi le design et l’ergonomie : un ensemble de directives dédié au graphisme d’un site web s’inscrit dans la continuité du document principal.

Enfin, si vous optez pour la transformation ou l’amélioration de votre plateforme en profondeur, un dossier complet de prérequis demeure indispensable pour réussir la refonte du site. Cela permet d’anticiper toutes les évolutions stratégiques et techniques.

Ainsi, un document formalisé pour la conception ou la refonte de votre projet numérique constitue un outil global, englobant la création initiale, l’hébergement, le design et une potentielle réorganisation structurelle, garantissant une mise en place optimale pour chaque étape.