Permanence Téléphonique : Comment mettre en place une solution de secrétariat à distance ?

Solution avantageuse, l'externalisation du poste de secrétaire représente pour beaucoup d'entreprises et d'organisations une excellente solution afin de disposer d'un accueil client de qualité et notamment d'une bonne gestion des rendez-vous. Suivez nos conseils destinés à vous aider à mettre en place une solution de secrétariat à distance.

Commencer par bien définir votre projet de secrétariat à distance

Première étape incontournable afin de mettre en place la meilleure solution possible de secrétariat à distance : bien définir le projet. Car le marché propose en effet deux grandes orientations quant au choix du ou de la professionnel. Les fonctions de secrétariat à distance, voire de permanence téléphonique, peuvent en effet être remplies par :

- un centre d'appels , appelé également call center

- un  télésecrétaire

Le télésecrétaire est un indépendant, travaillant donc pour son compte, et officiant le plus généralement depuis son domicile. Il peut remplir de nombreuses fonctions, en accord avec sa clientèle. Cette solution de secrétariat à distance est en général plutôt le choix des TPE et PME qui ont affaire avec un nombre d'appels entrants inférieurs à une centaine par jour.

Le télésecrétaire conviendra à la perfection aux entreprises qui souhaitent un large panel de fonctions telles que :

• L'accueil téléphonique : réception et transfert des appels, prise de messages
• La gestion des rendez-vous et des agendas
• La rédaction de comptes-rendus
• L'envoi de courriers
• Les relances amiables

Les centres d'appels sont une solution de secrétariat à distance plutôt choisie par les plus grandes entreprises qui doivent traiter jusqu'à plusieurs centaines d'appels par jour : SAV, demande client, requêtes...

Secrétariat à distance : lancer la recherche et mettre en concurrence les prestataires

Une fois le besoin défini, vient le moment de lancer une recherche de prestataires susceptibles d’effectuer des prestations de secrétariat à distance. Vous pouvez pour cela utiliser notre formulaire de demande de devis en permanence téléphonique  et recevoir ainsi rapidement et gratuitement les propositions commerciales personnalisées de nos partenaires.

Il convient dans un second temps de mettre en place un certain nombre de critères utiles pour évaluer chaque prestataire afin de sélectionner le bon. Un échange de mail ou une prise de contact téléphonique donne alors la possibilité de mettre en comparaison :

• Le niveau d'expérience :

          - nombre d'années d'exercice : plutôt débutant ? confirmé? sénior?

          - typologie de clients : en relation avec la typologie de client de l'entreprise ?

• Le niveau de qualification : des spécialisations particulières ?

• La capacité à maîtriser des logiciels métiers, des techniques de prise de note, de frappe de texte...

• Les qualités personnelles :

          - le sens du relationnel

          - la qualité d'écoute

          - la disponibilité

          - la flexibilité

          - l'adaptabilité

La mise en place opérationnelle d’un secrétariat à distance

Après définition des besoins et sélection du prestataire en secrétariat à distance, vient donc le temps de la mise en place opérationnelle.

Pour cela, un contrat de prestation en bonne et due forme est certainement la formalité administrative la plus complète : il détaille la nature des prestations, les tarifs et la formule de tarification, les plages horaires, la durée de l'opération...

Un bon de commande peut également faire l'affaire et pour un secrétaire indépendant, la signature d'un devis suffit généralement.

Il faudra néanmoins prendre en compte qu'un certain délai est nécessaire pour lancer la collaboration. Il faut alors tabler sur une période d'une semaine approximativement pour la connaissance de la problématique de l'entreprise, le transfert de numéro ou encore la maîtrise des habitudes de travail de la société cliente.