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Réception des Appels, Administratif, Saisie, Retranscription…

Nos conseils pour choisir le bon prestataire de permanence téléphonique.
Vous êtes un professionnel de santé, un chef d'entreprise ou simplement une personne qui souhaite optimiser sa gestion du temps ? La permanence téléphonique est la solution qu'il vous faut !
Imaginez : votre téléphone sonne en permanence, les appels s'enchaînent, et vous avez l'impression de ne jamais pouvoir répondre à tout le monde. C'est là qu'intervient un prestataire de permanence téléphonique. Ce véritable secrétaire à distance se charge de répondre à vos appels, de prendre des messages, de vous transférer les appels urgents et de gérer votre standard téléphonique en toute professionnalité.
En externalisant votre permanence téléphonique, vous gagnez un temps précieux que vous pouvez consacrer à votre cœur de métier. De plus, vous offrez à vos clients une image de sérieux et de disponibilité, tout en améliorant la qualité de votre relation client.
Mais avec autant de prestataires sur le marché, comment faire le bon choix ? Entre les plateformes téléphoniques, les centres d'appels et les services de télésecrétariat médical, il est difficile de s'y retrouver. C'est pourquoi nous avons décidé de vous guider dans cette démarche.
Dans cet article, nous allons vous présenter les différents types de prestations de permanence téléphonique, les critères à prendre en compte pour choisir le bon prestataire, ainsi que les avantages à externaliser votre gestion des appels entrants.
Pourquoi externaliser sa permanence téléphonique ?
Les avantages d'une gestion externalisée des appels
Pourquoi confier la gestion de vos appels à un prestataire externe ? Les raisons sont multiples et peuvent grandement bénéficier à votre activité.
- Gain de temps précieux: En externalisant votre permanence téléphonique, vous libérez du temps pour vous concentrer sur vos missions principales. Plus besoin de répondre aux appels en continu, de prendre des messages ou de gérer votre standard. Un gain de temps considérable qui vous permettra d'être plus productif.
- Amélioration de la qualité de service: Les fournisseurs de permanence téléphonique disposent d'équipes formées à la prise d'appel et à la relation client. Ils sont à même de répondre à toutes les demandes de manière professionnelle et personnalisée, renforçant ainsi l'image de votre entreprise.
- Disponibilité 24h/24 et 7j/7: Grâce à une permanence téléphonique externalisée, vous assurez une disponibilité constante auprès de vos clients, quel que soit le jour ou l'heure. Les appels sont pris en charge en dehors de vos horaires d'ouverture, évitant ainsi de laisser des messages sans réponse.
- Flexibilité et adaptabilité: Les fournisseurs proposent des solutions sur-mesure, adaptées à vos besoins spécifiques et à votre secteur d'activité. Que vous soyez un professionnel de santé, un artisan ou une entreprise, vous trouverez une offre adaptée à votre volume d'appels et à vos exigences.
- Outils technologiques performants: Les prestataires de permanence téléphonique utilisent des outils technologiques de pointe (CRM, IVR, etc.) pour optimiser la gestion des appels et vous fournir des rapports détaillés sur l'activité de votre ligne.
Les différents types de prestations
Les prestations de permanence téléphonique sont variées et peuvent s'adapter à tous les besoins :
- Réception d'appels: Les opérateurs répondent aux appels entrants en votre nom et transmettent les messages.
- Prise de rendez-vous: Les secrétaires peuvent prendre les rendez-vous de vos clients et les enregistrer dans votre agenda.
- Gestion de votre standard téléphonique: Les appels sont filtrés et redirigés vers les bons interlocuteurs.
- Vente à distance: Les opérateurs peuvent être formés pour vendre vos produits ou services.
- Enquêtes de satisfaction: Les prestataires peuvent réaliser des enquêtes auprès de vos clients pour mesurer leur satisfaction.
Externaliser sa permanence téléphonique, c'est faire le choix de la qualité, de la disponibilité et de la sérénité. C'est déléguer une tâche chronophage pour se concentrer sur l'essentiel : développer son activité.
Les critères de choix d'un prestataire de permanence téléphonique
Choisir le bon prestataire de permanence téléphonique est une étape cruciale pour assurer la réussite de votre externalisation. Voici les critères clés à prendre en compte :
1. La qualité des services et des opérateurs
- Compétences des opérateurs: Les opérateurs doivent être formés à la prise d'appel, à la gestion des objections et à la relation client. Ils doivent également maîtriser les spécificités de votre secteur d'activité.
- Personnalisation des services: Le prestataire doit être en mesure d'adapter ses services à vos besoins spécifiques. Cela peut passer par la création de scripts personnalisés, la mise en place de procédures spécifiques ou encore l'intégration de votre système informatique.
- Qualité de la communication: Une communication claire et efficace est essentielle pour garantir la satisfaction de vos clients. Les opérateurs doivent avoir une voix agréable et une diction parfaite.
2. La flexibilité et l'adaptabilité
- Horaires d'ouverture: Le prestataire doit être en mesure de vous proposer des horaires d'ouverture adaptés à votre activité, qu'il s'agisse d'une permanence 24h/24 et 7j/7 ou de plages horaires spécifiques.
- Évolution des besoins: Vos besoins peuvent évoluer dans le temps. Le prestataire doit être capable de s'adapter à ces changements et de vous proposer des solutions sur-mesure.
3. La fiabilité et la sécurité
- Taux de satisfaction client: Renseignez-vous sur le taux de satisfaction des clients précédents du prestataire. Les avis en ligne peuvent également vous être utiles.
- Sécurité des données: Vos données personnelles et celles de vos clients doivent être traitées avec la plus grande confidentialité. Assurez-vous que le prestataire respecte les réglementations en vigueur en matière de protection des données.
4. Le rapport qualité/prix
- Devis comparatifs: Demandez plusieurs devis à plusieurs prestataires afin de comparer les offres et les tarifs.
- Services inclus: Vérifiez quels sont les services inclus dans l'offre (réception d'appels, prise de messages, transfert d'appels, etc.).
- Tarifs supplémentaires: Renseignez-vous sur les éventuels frais supplémentaires (appels surtaxés, hors forfait, etc.).
5. Les outils technologiques
- Plateforme téléphonique: Le prestataire doit disposer d' une plateforme téléphonique performante, permettant de gérer efficacement les appels et de vous fournir des statistiques détaillées.
- Intégration avec votre système: Vérifiez si la plateforme du prestataire peut s'intégrer avec votre système informatique existant (CRM, ERP, etc.).
Choisir un prestataire de permanence téléphonique nécessite une réflexion approfondie. En prenant en compte ces critères, vous serez en mesure de sélectionner un partenaire fiable e t compétent qui répondra à vos attentes.
Définir vos besoins
Avant de lancer votre recherche, il est essentiel de bien cerner vos attentes. Posez-vous les questions suivantes :
- Quel volume d'appels prévoyez-vous de gérer ?
- Quels sont les horaires d'ouverture souhaités ?
- Quels types de services souhaitez-vous (réception d'appels, prise de messages, transfert d'appels, etc.) ?
- Quelles sont les langues parlées par vos clients ?
- Quels sont vos outils informatiques actuels (CRM, etc.) ?
Demander des devis détaillés
Une fois vos besoins clairement définis, sollicitez plusieurs devis auprès de divers prestataires. Comparez attentivement les offres en vous basant sur :
- Les services inclus: Vérifiez que les prestations proposées correspondent à vos attentes.
- Les tarifs: Comparez les tarifs horaires, les forfaits et les éventuels frais supplémentaires.
- Les conditions contractuelles: Lisez attentivement les contrats pour connaître les modalités de résiliation, les engagements de chaque partie, etc.
Pour finir
Externaliser sa permanence téléphonique est un choix stratégique qui peut apporter de nombreux avantages à votre entreprise. Pour faire le bon choix, il est essentiel de définir précisément vos besoins, de comparer les offres des différents prestataires et de privilégier la qualité des services, la flexibilité et la fiabilité. En suivant les conseils de cet article, vous serez en mesure de trouver le partenaire idéal pour optimiser la gestion de vos appels et améliorer votre relation client.