Permanence Téléphonique : Comment choisir un secrétaire à distance ?

Externaliser la gestion du poste de secrétaire est une alternative particulièrement avantageuse pour toute entreprise ou organisation de tous secteurs d'activités. La solution, souple et flexible, est le résultat d'une sélection minutieuse du ou de la candidate. Comment choisir un secrétaire à distance? Sur quels critères se baser pour effectuer la sélection ?

Secrétaire à distance, des qualités et compétences indispensables

Pour choisir le ou la secrétaire à distance qui correspond au mieux aux besoins de l'entreprise ou de l'organisation sollicitant ses services, la première des étapes et d'attester de la présence d'un certain nombre de compétences.

L'expérience est le premier critère à vérifier. Un secrétaire à distance débutant ou junior ne correspondra pas forcément avec les attentes d'une entreprise de taille importante, spécialisée sur un secteur technique. A l'inverse, une PME voire une TPE peut tout à fait se satisfaire des services d'un secrétaire à distance peu expérimenté car les tâches confiées se cantonneront alors à l'accueil téléphonique ou la gestion des agendas par exemple.

Le niveau de qualification ensuite. Outre la nécessité de l'obtention d'un diplôme de secrétaire en bonne et due forme, certains secrétaires à distance disposent de qualifications supplémentaires comme une spécialisation sur le créneau du médical  ou du juridique par exemple.

La maîtrise technique. Des logiciels spécialisés peuvent être à maîtrisés par exemple, des techniques de prises de notes, de retranscription de comptes-rendus... Autant de points particuliers à chaque donneur d'ordre qu'il convient de valider au préalable.

Quelles qualités relationnelles rechercher chez un secrétaire à distance ?

Un secrétaire à distance, quoique ne travaillant pas directement sur place, n'en reste pas moins le premier point de contact avec les clients, fournisseurs, patients et les différents interlocuteurs d'une entreprise ou d'un cabinet médical. Aussi, il est primordial de s'assurer que des qualités humaines essentielles sont au rendez-vous, parmi lesquelles :

• Un excellent sens du relationnel : pour un accueil de qualité et véhiculer une bonne image
• Une très bonne qualité d'écoute
• La capacité à s'adapter aux spécifications du donneur d'ordre : méthodes de travail...
• La disponibilité : en termes de plages horaires notamment
• La discrétion, la confidentialité quant aux données sensibles de l'entreprise
• La flexibilité : pour offrir un service sur-mesure
• La capacité à absorber une charge importante de travail : en réalisant simultanément différentes tâches telles que les prises de rendez-vous, la gestion des agendas, le transfert sur plusieurs lignes, la prise de message, la saisie de textes...

Choisir en fonction des formules tarifaires des secrétaires à distance

Le mode de tarification d'un secrétaire à distance varie, en fonction notamment des besoins de leurs clients. Ainsi, il est également possible de faire son choix en comparant les différentes solutions proposées, soit :

• Une tarification horaire : idéale pour des collaborations de longue durée. Dans ce cas, le taux va de quelques 15€ à 30€ de l'heure selon le niveau d'expérience et de qualification.
• Une tarification à la tâche : elle conviendra plutôt pour des collaborations ponctuelles. Par tâches on entend par exemple : le nombre de rapports saisis ou le nombre d'appels entrants réceptionnés par exemple.
• La facturation au forfait. Idéale également pour des opérations ponctuelles mais répétées. Cela revient à convenir d'un budget global comprenant la réalisation de telles et telles tâches pour une période déterminée.