Comment sélectionner le bon assistant virtuel ?

L’externalisation du secrétariat est une alternative de plus en plus prisée par les entreprises et organisations, tous secteurs confondus. Grâce aux avancées technologiques et aux outils collaboratifs, il est désormais facile d’optimiser la gestion administrative à distance. Mais comment choisir un(e) secrétaire externalisé(e) ? Quels sont les critères essentiels pour une sélection réussie ?

Secrétaire à distance : quelles compétences et qualifications rechercher ?

Le choix d’un secrétaire à distance doit se baser sur plusieurs critères essentiels afin de garantir un service de qualité.

1. Expérience et domaine d’expertise

L’expérience est un facteur clé. Une entreprise évoluant dans un secteur technique (médical, juridique, IT) aura tout intérêt à choisir un professionnel spécialisé dans ce domaine. À l’inverse, une PME ou une TPE pourra s’orienter vers un assistant administratif généraliste pour des missions plus courantes (gestion d’agenda, accueil téléphonique, traitement de courriers).

2. Diplômes et certifications

Un secrétaire freelance doit justifier d’une formation adéquate (BTS Assistant de Gestion, BTS Support à l’Action Managériale, etc.). Certaines spécialités, comme le secrétariat médical ou juridique, nécessitent des qualifications spécifiques.

3. Maîtrise des outils numériques

Avec l’essor du télétravail, il est indispensable que le secrétaire à distance sache utiliser des logiciels de gestion et de communication comme :

• CRM et gestion clients : Salesforce, HubSpot, Zoho CRM

• Outils collaboratifs : Google Workspace, Microsoft Teams, Trello

• Prise de notes et retranscription : Otter.ai, Notion, Evernote

• Facturation et comptabilité : QuickBooks, Sage, FreshBooks

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Les qualités humaines indispensables

Un secrétaire externalisé représente souvent le premier point de contact avec les clients, les fournisseurs et les partenaires. Outre ses compétences techniques, il doit posséder des qualités humaines essentielles :

• Sens du relationnel : pour garantir un accueil professionnel et une communication fluide.

• Écoute et adaptation : pour comprendre et répondre aux attentes spécifiques de l’entreprise.

• Confidentialité et discrétion : particulièrement importants dans les secteurs juridique et médical

• Flexibilité et disponibilité : adaptation aux horaires et aux urgences de l’entreprise

• Capacité de gestion multitâches : saisie de documents, gestion des appels, suivi des e-mails et des rendez-vous

Quel mode de tarification choisir ?

Le choix du mode de tarification dépend des besoins de l’entreprise et de la fréquence des prestations.

1. Tarification horaire

Idéale pour les collaborations de longue durée. Les tarifs varient généralement entre 15€ et 30 €/heure, selon l’expérience et les qualifications du secrétaire.

2. Tarification à la tâche

Convient aux besoins ponctuels, avec un tarif défini selon le type de prestation (saisie de rapports, gestion des appels entrants, rédaction de comptes-rendus, etc.).

3. Facturation au forfait

Adaptée aux missions régulières avec un volume de travail préétabli (gestion d’un standard téléphonique, suivi administratif, support client sur plusieurs mois).

Pour conclure : pourquoi externaliser votre secrétariat ?

Externaliser le secrétariat est une solution flexible et économique, permettant aux entreprises d’optimiser leur gestion administrative sans les contraintes d’un recrutement en interne. Pour garantir une collaboration efficace, il est essentiel de bien définir ses besoins et de choisir un professionnel qualifié, adapté à son secteur d’activité.