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Gestion de flotte mobile : Comparatif des différents modes
Une flotte mobile désigne l’ensemble des téléphones portables d’une entreprise faisant l’objet d’un même abonnement. La plupart des offres de gestion de flotte mobile permettent de suivre les consommations et de répartir les minutes d’appels de façon à s’adapter aux besoins des salariés.
La création d’une flotte mobile est une solution plus compétitive pour les entreprises que la souscription d’abonnements individuels multiples. Une flotte mobile permet en effet de bénéficier de tarifs avantageux, souvent dégressifs.
Flotte mobile : gestion au forfait, au réel, en ajustable…
Les opérateurs téléphoniques proposent de nombreuses formules d’abonnement flotte :
- Facturation au réel : l’entreprise ne paie que pour les minutes effectivement consommées
- Facturation ajustable : fonctionnement par paliers, chaque mois, vous vous acquittez d’un tarif correspondant au palier que vous avez atteint
- Facturation au forfait : forfait fixe, le plus souvent avec engagement dans la durée
Certains sont accompagnés d’options spécifiques comme par exemple l’assistance au déploiement : remise des packs mobile + SIM aux salariés dans les locaux, aide à la configuration du téléphone, formation à son utilisation… Pour optimiser le pilotage global de tous vos appareils, il est essentiel de bien choisir la formule adaptée.
Par exemple, une facturation au réel est particulièrement sûre si votre équipe appelle peu vers l’international, limitant ainsi les coûts inutiles. En revanche, une solution forfaitaire adaptée à toute la flotte de portables protège des mauvaises surprises en cas de pics d’appels. De plus, un fonctionnement par paliers peut convenir aux entreprises dont la consommation fluctue selon la saison.
Dans tous les cas, une supervision centralisée de vos appareils favorise une visibilité plus fine sur les dépenses et facilite l’anticipation. Ainsi, des offres spécialement conçues pour organiser les communications de votre parc permettent d’ajuster chaque mois les tarifs au plus près de la consommation réelle et d’éviter de surpayer les lignes peu actives.
| Type de facturation | Avantages | Inconvénients | Scénarios d’utilisation typiques |
|---|---|---|---|
| Au réel | Vous ne payez que ce qui est consommé | Risque d’une envolée de la facture en période de forte activité | Idéal pour une entreprise dont les besoins en appels sont limités ou très variables |
| Ajustable | Adaptation automatique à la consommation réelle | Facturation parfois complexe à comprendre | Pratique si la consommation mensuelle change selon les projets ou la saison |
| Forfait fixe | Meilleure prévisibilité financière | Possibilité de payer pour des minutes non utilisées | Convient aux sociétés au volume d’appels stable, souhaitant maîtriser leur budget |
Voir : Futur Telecom lance un forfait mobile partagé entre employeur et salarié
Dans leurs études, certains organismes spécialisés indiquent que, selon We Are Social, 70% de la population mondiale utilise un téléphone mobile. Cela démontre l’ambition des entreprises à s’appuyer sur une solution plus unifiée qu’une simple addition de lignes individuelles, pour ainsi réaliser des économies considérables.
Notamment, choisir un plan groupé facilitant l’abonnement sur l’ensemble des appareils peut offrir une visibilité globale sur les consommations et limiter les surcoûts.
Outils de gestion : indispensables pour optimiser la gestion d’une flotte mobile
Les outils de gestion de flotte mobile sont mis à disposition des responsables du parc de téléphones pour faciliter les différents process :
- Gestion quotidienne du parc : récapitulatif des lignes de tous vos collaborateurs, historique des consommations, liste des incidents, statut de déploiement, modification des options de forfait, blocage ou remise en service d’une ligne, identification des lignes à trafic nul, état en temps réel…
- Suivi statistique : analyse des dépenses, duplicatas des factures, historique des paiements, reporting de facturation…
- Gestion de vos contrats, modification des coordonnées bancaires, contact commercial et technique…
Pour aller plus loin, de nombreuses entreprises s’équipent d’un logiciel de pilotage pour l’ensemble des mobiles, permettant de centraliser la facturation, de superviser les alertes de sécurité et de chiffrer les données échangées en cas de vol ou de perte.
Des solutions professionnelles pour administrer totalement la flotte de mobiles offrent aussi des modules de cybersécurité intégrés, cruciales pour protéger les informations sensibles de l’entreprise. Par ailleurs, selon Verizon Connect, 28% des entreprises estiment que le pilotage du parc d’appareils est un atout stratégique pour réduire les coûts et renforcer l’efficacité.
En outre, un parc téléphonique suivi par un outil complet peut inclure des fonctionnalités de géolocalisation, de suivi des mises à jour et de statistiques détaillées, assurant une allocation plus juste des tarifs. Enfin, les logiciels reconnus sur le marché, comme ceux qui proposent un tableau de bord dédié, permettent de mieux contrôler et d’optimiser chaque ligne, tout en préservant la confidentialité des échanges.
Un autre critère déterminant en matière de cybersécurité est la détection automatique d’usages atypiques, par exemple un volume soudain de SMS surtaxés. Un système professionnel pour administrer la flotte de mobiles peut bloquer temporairement la ligne suspecte et envoyer une alerte au responsable.
De plus, la montée en puissance de la 5G en 2025 ouvre de nouvelles opportunités pour la supervision de vos téléphones professionnels, puisqu’elle améliore la rapidité de transfert des données et favorise les usages IoT. Ainsi, investir dans ce type d’outils peut se révéler un choix stratégique pour qui souhaite sécuriser et rationaliser ses coûts.
Par ailleurs, de nombreuses études mettent en évidence les économies réalisées en optant pour une solution unifiée plutôt que pour une somme de contrats distincts. Selon différentes estimations, passer d’abonnements individuels à une formule dédiée à la totalité du parc peut générer des réductions allant jusqu’à 30 % du budget télécom.
Voici un aperçu simplifié :
| Nombre de lignes | Coût moyen individuel | Option unifiée | Économies potentielles |
|---|---|---|---|
| Entre 5 et 10 | ~ 25€/ligne | ~ 18€/ligne | Jusqu’à 28% |
| Entre 10 et 30 | ~ 22€/ligne | ~ 15€/ligne | Jusqu’à 32% |
| Plus de 30 | ~ 20€/ligne | ~ 14€/ligne | Jusqu’à 30% |
Un outil de gestion évolué permet souvent d’aller encore plus loin : grâce à la supervision précise de chaque ligne, il devient possible de repérer les lignes sous-utilisées et de les adapter à un forfait plus léger ou de les regrouper à une autre offre, renforçant le pilotage global d’une flotte de terminaux en parfaite adéquation avec les besoins réels.
Choisir un forfait flotte mobile : nos conseils
- Commencez toujours par effectuer un audit de vos besoins et par rédiger un cahier des charges le plus précis possible.
- Le prix est important mais il ne doit pas être votre seul critère de choix. Faites attention aux options incluses ou non, aux conditions d’utilisation, à la durée de l’engagement, à la qualité de service proposée par l’opérateur (mise en place des forfaits, assistance technique…).
- Plus votre flotte mobile est importante, plus vous avez besoin d’un logiciel de gestion performant. Regardez les fonctionnalités qui vous sont proposées et voyez si elles sont en adéquation avec les besoins listés dans votre cahier des charges.
A retenir
Le fait de recourir à une solution unifiée et de s’équiper d’un système professionnel bien sécurisé aide à réduire les coûts de téléphonie , tout en facilitant la gestion quotidienne du parc. Grâce aux outils adéquats, vous pouvez suivre en temps réel l’état de chaque ligne, optimiser les formules d’abonnement pour vos collaborateurs et identifier les gisements d’économies.
Réaliser un audit de vos besoins est donc une étape essentielle pour aligner votre consommation sur une offre adaptée, comme un plan groupé facilitant l’abonnement sur l’ensemble des appareils ou une formule ajustable. En suivant ces conseils, vous maximisez les bénéfices d’une supervision centralisée et pouvez durablement maîtriser vos dépenses télécom.
