Préparer le changement de son logiciel de comptabilité

Vous avez choisi votre futur logiciel de comptabilité ? Il reste désormais à gérer la migration de votre ancienne solution informatique vers la nouvelle. Planning, accompagnement, vérification... Conseils pour une mise en place réussie.

Vous pouvez être amené à remplacer le logiciel de comptabilité actuel de votre entreprise pour de multiples raisons :

• besoin d’une solution plus complète pour répondre au développement de votre entreprise
• vous souhaitez évoluer vers le même logiciel que votre cabinet comptable, afin de collaborer avec lui de manière plus simple
• pour plus de liberté, vous désirez vous orienter vers une solution externalisée, où le logiciel n’est pas hébergé sur vos postes informatiques (mode SaaS)
• votre  logiciel comptable n’est pas conforme à certaines normes comptables ou fiscales

Quand effectuer son changement de logiciel comptable ?

De nombreuses entreprises choisissent d’attendre la fin de l’année civile pour changer. Cela leur permet de conserver les archives de l’année sous un seul logiciel et d’éditer la déclaration annuelle des données sociales simplement depuis ce même logiciel.

La fin de l’exercice comptable est une autre période propice à la migration d’une solution comptable vers une autre. Dans ce cas, l’opération se déroule en cours d’année civile, après la clôture des comptes. Le nouveau logiciel de comptabilité commence alors à être employé pour l’exercice suivant.

Solliciter un accompagnement de qualité

Les éditeurs connaissent les offres concurrentes. Votre interlocuteur commercial doit donc être en mesure de se rendre dans vos locaux afin de lancer la migration de manière sûre et efficace. Quelles données sont récupérées automatiquement ? Lesquelles doivent être entrées manuellement ? L’ancien logiciel impacte-t-il la migration de manière particulière ?

En plus de cet accompagnement initial, envisagez sérieusement de participer, ainsi que les collaborateurs concernés, aux formations proposées par votre prestataire, au moins pour la présentation générale du logiciel et de ses fonctionnalités fondamentales

Gérer sa migration en douceur et efficacement

Vous serez probablement amené à rentrer à nouveau les coordonnées et fiches des  fournisseurs et clients de votre entreprise. Profitez de cette occasion pour faire du ménage dans vos bases de contacts, mais aussi de références produits par exemple.

Notez par ailleurs qu’une comptabilité analytique rend généralement la migration plus complexe. Elle peut être organisée et présentée différemment d’un logiciel à un autre, contrairement à la comptabilité générale qui est normée et propose donc toujours les mêmes rubriques, les mêmes comptes etc.

Pour vous assurer une transition irréprochable, pourquoi ne pas vous accorder une période de chevauchement  pendant laquelle les deux logiciels seront utilisés simultanément ? En procédant ainsi, vous procédez à un rodage progressif et transparent du nouvel outil.

Par exemple pour la paie, domaine particulièrement sensible, vous pouvez décider d’éditer les fiches de salaires sur les deux outils à la fois pendants quelques mois afin de vérifier la cohérence des résultats.

Ultime conseil : par précaution, si cela est techniquement possible, laissez votre ancien logiciel comptable installé sur un poste informatique dans le cas où vous auriez à ressortir d’anciennes informations à la demande des autorités fiscales par exemple.