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Comment rédiger un cahier des charges pour le nettoyage de vos locaux


nettoyage des locaux

Réaliser un cahier des charges vous permet de mieux cerner les besoins de votre entreprise, en termes de nettoyage des locaux, et surtout de mieux départager les prestataires qui répondront à l'appel d'offre puisque vous fixez par avance les services fournis et la fourchette de prix.

Pourquoi réaliser un cahier des charges ?

Le but d'un cahier des charges est de vous permettre de mieux identifier vos besoins en matière de nettoyage des locaux, et de les exprimer aux différents prestataires présents sur ce marché. En retour, ceux-ci sont en mesure de vous proposer des devis précis et adaptés à la situation spécifique de votre entreprise. Vous êtes aussi capables d'évaluer les offres qui vous sont faites, et de rejeter les services superflus ou surévalués. C'est d'autant plus important qu'en France le secteur est très dispersé et disparate. L'Insee recensant plus d'une dizaine de milliers de prestataires spécialisés dans les activités de nettoyage !

Companeo : Nettoyage de locaux : Comparez les devis

Que faut-il savoir avant de rédiger le cahier des charges ?

Pour pouvoir établir un cahier des charges, il est nécessaire de disposer de certaines connaissances techniques et réglementaires. En effet, il existe des obligations légales auxquelles vous ne pouvez vous soustraire, qui varient en fonction de votre domaine d'activité. Si l'ensemble des entreprises doivent fournir un "environnement sain" à leurs employés d'après le Code du Travail, certaines sociétés seront amenées à recourir à des normes particulières comme le système ADPCM (Analyse des Dangers et des Points Critiques pour leur Maîtrise) dans le secteur alimentaire.

 Il peut être judicieux de proposer à quelques entreprises de nettoyage de venir visiter vos locaux, afin qu'elles puissent vous renseigner sur l'ensemble des normes en vigueur que vous devez appliquer. Et ce, préalablement à l'écriture du cahier des charge. Ainsi, devenus fin connaisseurs de la réglementation sanitaire, vous pourrez introduire des contraintes rigoureuses dans le document et vous serez par ailleurs en position de force lors de la négociation des tarifs.

La méthodologie à suivre pour établir le cahier des charges :

  •  Commencez par découper votre établissement en zones en fonction des contraintes liées au matériel, au personnel ou à l'accueil du public. Les besoins en nettoyage ne sont pas identiques pour tous les locaux ! Les bureaux individuels ne seront pas entretenus de la même façon que les salles de réunion ou le hall d'accueil...
  • Regroupez les zones ayant des besoins similaires dans le cahier des charges, et établissez une liste de l'ensemble des tâches d'entretien à effectuer. Précisez aussi leur fréquence : une fois par jour, une fois par semaine, une fois par mois.
  • Indiquez la plage horaire d'intervention de la société de nettoyage, de façon à perturber le moins possible votre activité économique. Le prestataire peut intervenir avant ou après les horaires de bureau, voire pendant la nuit.
  • N'hésitez pas à inclure des interdictions pour des raisons de confidentialité (ne pas ouvrir les placards) ou de sécurité (ne pas diffuser le code de l'alarme). Vous pouvez également exiger l'emploi de produits écologiques ou respectueux de l'environnement.
  • Pensez à mettre en place des pénalités en cas de non respect des clauses du contrat, et imposez une certification professionnelle telle que le référentiel Qualipropre.
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  • Réponse de Moussa
    oct. 27, 2014

    Bonjour, Je suis ivoirien,j'ai une PME de nettoyage,je voudrais savoir ce que signifie "code",merci a vous. Nb: un carre peut couter combien?

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    • Réponse de Fleur Grégoire
      oct. 28, 2014

      Bonjour,

      Le mot code peut avoir différentes significations en fonction du contexte. Dans notre article, nous évoquons le Code du travail, c'est-à-dire un ensemble de textes réglementaires et législatifs concernant le droit du travail, et aussi le code d'un immeuble, l'équivalent d'un mot de passe (groupe de chiffres et lettres) permettant d'ouvrir un système de contrôle d'accès.

      Concernant le coût de nettoyage d'un mètre carré, je vous renvoie à ces deux articles :

      - Tarifs et devis des entreprises de nettoyage

      - Comment déterminer le prix d’une prestation d’entretien de locaux professionnels ?

      Bien cordialement,

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