Fichiers de prospection : Fichiers clients : Les limites juridiques

Louer ou faire l’acquisition de fichiers clients n’est pas dénué d’un certains nombres d’obligations juridiques. L’activité est en effet strictement encadrée à différents niveaux : sur le plan des formalités administratives comme au niveau de la sécurité et de la confidentialité des données. La prospection B2B relève également de spécificités.

Les formalités administratives obligatoires à l’acquisition de fichiers clients

La première étape à respecter avant de lancer une campagne de prospection est de s’assurer qu’une déclaration préalable à la CNIL a bien été réalisée, afin d’être en accord avec la Loi Informatique et Libertés, datant du 6 Janvier 1978 et modifiée plus récemment par la loi du 6 Août 2004.

Il s’agit d’une obligation légale visant principalement à informer les  clients de la mise en place d’une telle opération et à préserver leurs données personnelles tout en leur donnant la possibilité d’être retirés de la base.

Pour simplifier la procédure, la CNIL a mis en ligne un formulaire déclaratif, le «n°48 », à remplir directement sur le site de la Commission et à transmettre également en ligne. Si l’action de prospection est jugée conforme au respect de la loi, la CNIL délivre alors un récépissé qui fait office de « feu vert ».

La non déclaration préalable à la CNIL peut entraîner 300 000 € d’amende et jusqu’à 5 ans de prison.

Fichier client, sécurité et confidentialité des données

C’est la deuxième obligation à respecter scrupuleusement. Il s’agit pour les utilisateurs des bases de s’assurer que tous les moyens sont mis en œuvre pour attester que les données personnelles des  clients ne soient pas utilisées par un tiers et ne soient pas endommagées.

L’utilisateur de la base se doit d’informer les contacts qu’ils ont fait l’objet d’une collecte de données. Pour cela, il suffit de reporter la mention de la CNIL sur tous les supports de prospection : "Conformément à la loi vous êtes informé (...)"

Enfin, il doit leur être donné la possibilité d’avoir accès aux informations les concernant et, le cas échéant, de retirer leurs coordonnées de la base de données, à leur demande.

Les particularités duB2B

Si les précédentes obligations légales concernent principalement une prospection en B2C, le B2B est lui aussi soumis à certaines limites juridiques.

Ainsi, la CNIL déclare que le droit d’accès aux données personnelles concerne aussi bien les personnes physiques que les personnes morales « dès que leur nom est cité dans un fichier ».

Ainsi, les fichiers clients B2B faisant apparaître uniquement le nom de la société, sa raison sociale, n’entrent donc pas dans le champ d’application de loi Informatique et Libertés.

En revanche, lorsque le nom d’un salarié ou d’un dirigeant de ces mêmes entreprises figure dans la base de données, les mêmes conditions d’accès aux données que pour les particuliers doivent être respectées.