Déchets : La destruction confidentielle de documents et supports de données

Malgré la digitalisation des entreprises, la masse de documents papiers qui remplit encore les placards des bureaux reste considérable. Par ailleurs, les services de stockage en ligne sont loin d’avoir éliminé tout support physique des données : les disques durs, clefs USB, CD et DVD continuent eux aussi de s’empiler. 

Or on ne peut procéder au désarchivage et à la destruction de ces supports de données comme de n’importe quel consommable. Pour des raisons pratiques, mais aussi de sécurité, la destruction de documents confidentiels est aujourd’hui un service réalisé par des prestataires spécialisés. Qu’il s’agisse de destruction de papiers sensibles pour l’entreprise ou de destruction de disques durs, on parle alors de « destruction confidentielle ».   Quels sont les atouts de ces prestations, comment fonctionnent-elles, quels sont les principaux prestataires et combien coûtent-elles ?

La destruction confidentielle : plus sûr, plus pratique, plus écologique

Face au volume des documents qui s’accumulent et à l’exigence de sécurité de plus en plus généralisée, les destructeurs individuels de bureau, affectueusement appelées « choucrouteuses » au quai d’Orsay, ne sont souvent plus suffisantes.

Description du service

La destruction confidentielle, c’est la collecte et la destruction totale, par un personnel spécialisé, avec des outils adaptés, des supports physiques contenant tout type de données à caractère confidentiel.

Le prestataire peut organiser la collecte et la destruction des documents concernés dans ses locaux ou directement sur le site de l’entreprise intéressée. Il garantit d’une manière ou d’une autre l’effectivité de la prestation. Le prestataire peut aussi organiser le recyclage ou la valorisation des déchets obtenus suite à cette destruction.

Supports concernés : destruction d’archives papier, destruction confidentielle de disques durs... et bien plus

Les supports de données évoluent, les entreprises spécialisées et leur matériel aussi. Les supports informatiques, serveurs ou disques durs, entrent dans la catégorie des “DEEE” ou “D3E” pour “Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques” dont la gestion et le recyclage sont assurés par une filière spécifique.

Les prestataires en destruction confidentielle sont donc aujourd’hui en mesure de détruire les documents sur :

- papier tels que factures, contrats, secrets industriels ou d’Etat,

- parfois même par livres ou classeurs entiers, sans nécessité d’en retirer les feuilles,

- CDs,

- VHS,

- DVDs,

- disques durs,

- serveurs,

- DVD.

Mais aussi des articles sensibles comme :

- les scellés de justice,

- les articles contrefaits ou non conformes saisis par les douanes,

- les prototypes et invendus de marques de luxe.

Pourquoi faire appel à un spécialiste ?

Pour la majorité des clients, la motivation première est celle de la confidentialité. Il s’agit de s’assurer que les déchets issus de la destruction des documents soient absolument impossibles à identifier, décrypter, reconstituer. Ce qui n’est absolument pas garanti lorsque ces déchets sont jetés à la poubelle ou même brûlés.

Or les chefs d’entreprise encourent une peine de trois ans de prison et de 10 000 euros d’amende si les données personnelles des clients sont divulguées par négligence ou même par imprudence !

Les destructeurs des prestataires spécialisés apportent une sécurité plus élevée que les appareils de bureau, dans la mesure où les premiers sont capables de réaliser un déchiquetage non seulement plus fin (1mm) mais aussi dit « non-hétérogène », en morceaux de taille irrégulière et donc impossibles à reconstituer par ordinateur.

Les volumes concernés par le désarchivage d’un large stock de documents peuvent aussi nécessiter l’efficacité de ces prestations. Les machines des prestataires peuvent broyer jusqu’à deux tonnes de documents par heure. Cela prendrait un mois à l’aide de simples destructeurs de bureau, par ailleurs trop fragiles, coûteux et peu durables pour assurer un tel volume.

Enfin, le service permet à l’entreprise d’assurer ses objectifs de soutien au développement durable dans le cadre de sa responsabilité sociale et environnementale, les déchets obtenus suite à la destruction des documents étant recyclés.

Comment la destruction est-elle assurée ?

 Les entreprises spécialisées peuvent réaliser la destruction confidentielle sur site ou dans leurs locaux spécialisés. Les deux méthodes suivent un processus à la traçabilité rigoureuse.

Destruction confidentielle sur le site du prestataire

Les documents sont collectés dans des conteneurs et des camions sécurisés et acheminés sur le site de destruction du prestataire.

Ils sont alors stockés dans un espace contrôlé sous surveillance vidéo à l’accès rigoureusement filtré.

La destruction se fait en présence du client ou de son représentant, généralement expert en sécurité des services généraux ou Data Protection Officer, voire avec un huissier.

Un certificat de destruction est remis au client. Sur ce certificat de destruction, en cas de DEEE et de destruction confidentielle de disques durs, peuvent figurer les numéros de séries des disques durs ordinateurs et serveurs relevés avant l’opération et des photos. Le certificat peut être utilisé dans le cas d’un contrôle des impôts.

Destruction sur site dans les locaux du client

Pour minimiser encore plus le risque de perte de données, la destruction peut aussi être réalisée directement chez le client à l’aide de camions broyeurs.

Pour la destruction confidentielle de disques durs, le broyeur peut même être amené directement dans l’espace de stockage des disques sur le site de l’entreprise cliente. Ce service et les visites régulières des camions broyeurs à l’entreprise facilite les formules de destruction par abonnement.

Entre deux passages, des conteneurs sécurisés peuvent être mis à disposition sur le site du client pour recevoir les documents soumis à la destruction.

Tarifs de la destruction confidentielle

Les prestations sont généralement proposées soit sous la forme de service ponctuel, soit sous la forme d’abonnement.

Destruction ponctuelle

C’est la solution privilégiée pour les gros volumes de documents dans le cadre de grands « ménages de printemps », quand il s’agit de détruire des centaines de kilos de documents.

Ce type de service se facture environ 500 euros la tonne de documents traités, pour une heure de présence chez le client.

Destruction périodique - abonnement

Le camion broyeur du prestataire se rend chez le client à intervalles réguliers, typiquement une fois par mois, ce qui permet d’avoir une moins grande quantité de documents à traiter qu’avec la première solution.

Certains prestataires calculent leurs tarifs sur la base du nombre de collaborateurs de la société, d’autres selon le poids de documents et matériaux soumis.

Le prix est alors légèrement inférieur à 100 euros les 100 kilos de documents fournis.

Quelques prestataires de destruction confidentielle

Le marché reste relativement peu développé en France, avec une poignée de spécialistes contre près de 250 au Royaume-Uni et plus d’un millier en Amérique du Nord. En voici quelques exemples.

SUEZ

SUEZ propose un service complet de tri en bornes sécurisées, de collecte, de destruction et de recyclage des documents confidentiels et archives de bureaux grâce à son personnel assermenté et ses chaines de broyage et de déchiquetage qui réduisent les déchets en confettis non reconstituables. La destruction est contractuellement garantie. Une attestation en fait preuve. Un certificat de recyclage peut être fourni sur demande.

Paprec

Née en 1995, Paprec n’est pas issu de Suez... mais a été fondée par un ancien cadre de la Générale des Eaux, son concurrent historique. Ce spécialiste du recyclage de tout type de déchets dispose de 120 sites sécurisés sous surveillance vidéo en France.

Il propose notamment de services de destruction sécurisée numérique, de gestion déléguée des déchets industriels, et de manutention des D3E.

Confia

Confia se positionne depuis sa création en 2011 comme un spécialiste des solutions de collecte et de recyclage des matériels bureautiques.

La société propose des services de destruction de papier en entreprise, chez le client, de désarchivage et de destruction de disques durs. Elle met notamment en avant ses prestations pour les services des douanes, et ses machines capables de détruire des classeurs de données entiers, sans avoir à en enlever les pages.

Destrudata

Historiquement implanté en Bretagne, Destrudata dessert l’ensemble du territoire avec ses 6 sites régionaux et ses camions broyeurs. Des conteneurs sécurisés sont mis à disposition des clients pour la collecte entre deux visites du camion, dans le cadre d’un abonnement.