Gestion du temps de travail, pointeuse : Choisir un logiciel de gestion du temps de travail

Mettre en place un système de pointage nécessite l’installation d’un logiciel. Comment choisir le bon logiciel ? Quelles sont les obligations légales relatives ?

Choisir le bon logiciel de pointage en fonction de ses besoins

Une PME employant une vingtaine de personnes n’a pas les mêmes impératifs qu’une Grande Entreprise comptant plusieurs centaines d’employés : travail de jour et de nuit, horaires décalés, nombreuses équipes… Aussi, le choix du logiciel de pointage de votre entreprise repose sur votre organisation du travail, et donc sur vos besoins. Ce qui vous orientera alors vers une version plus ou moins avancée de tel ou tel logiciel.

Deux cas de figures pour votre organisation du travail :

• Organisation simple : horaires fixes, pas de travail de nuit, pas d’heures supplémentaires…

• Organisation plus complexe : horaires variables, travail de nuit, heures supplémentaires, temps partiel…

Prendre en considération votre système organisationnel vous permet ensuite de choisir le logiciel en fonction des applications nécessaires.

Parmi les multiples applications :

• Prise en compte des heures spéciales : travail de nuit, travail intermittent, temps partiel, travail jours fériés…
• Prise en compte des chevauchements : passage d’une journée de travail à une autre, d’une semaine à une autre (dans le cas d’une annualisation)
• Prise en compte et traitement des jours de compte épargne-temps
• Prise en compte et traitement des jours de RTT et transfert des données sur fiche de paie
• Comptabilisation des heures supplémentaires lorsque les horaires sont variables
• Prise en compte des compensations des retards dans le cas d’horaires fixes
• Traitement de la prise de jours de repos compensateurs
• Prise en considération et traitement des retards, absences, arrêts maladies
• Gestion illimité des badges

Les obligations légales d’un logiciel de pointage

Le Code du Travail impose un certain nombre d’obligations relatives aux applications d’un logiciel de pointage. En effet, ils doivent être en mesure :

• D’enregistrer les heures de début et de fin de journée de travail
• De produire un récapitulatif hebdomadaire, mensuel et annuel
• De prendre en considération les heures de nuits, les heures supplémentaires, les horaires décalés
• D’enregistrer les heures de travails des journées spécifiques : jours fériés, jours chômés…

Sélectionner le fournisseur de logiciel

Choisir le bon fournisseur pour votre solution de pointage est question d’attester de son niveau de compétences en termes de services fournis.

Pour cela, comparez 3 prestations principales :

• Le SAV : assure-t-il le dépannage ? l’assistance sur place ou à distance ? la mise à jour du logiciel ? la maintenance ? est-ce un service compris dans le tarif de la prestation ? le matériel est-il garanti ?

• La réactivité : dans quel laps de temps peut-il se rendre dans l’entreprise pour un éventuel dépannage ?

• La formation à l’utilisation du logiciel : assure-t-il la formation ?

Prenez le temps d’aborder ces questions pour effectuer le bon choix. Nous pouvons vous aider dans ce processus en vous mettant rapidement en relation avec l’un de nos fournisseurs agréés .