Tout savoir sur la conformité fiscale et RGPD des cartes multi-avantages

En 2025, offrir à ses collaborateurs des solutions avantageuses est devenu un réel enjeu stratégique pour attirer et retenir les talents. D'après une étude publiée en février 2025 par l'INSEE, 56 % des salariés français considèrent aujourd'hui les avantages sociaux comme un critère clé dans le choix d'une entreprise. Parmi ces dispositifs, la carte multi-avantages entreprise s'impose en France comme une solution particulièrement pertinente.

Regroupant en un seul support titres-restaurant, chèques cadeaux, CESU ou encore forfaits mobilités, elle offre aux employés flexibilité, facilité d'utilisation et gestion simplifiée pour l'employeur. Cependant, adopter ce dispositif implique de bien connaître les obligations légales carte multi-avantages applicables en France, tant au niveau de la réglementation fiscale que du respect des données personnelles des bénéficiaires.

Ce guide pratique vous éclaire sur les obligations légales carte multi-avantages en vigueur en 2025 et ce que cela implique pour votre entreprise, afin de vous permettre de choisir et gérer efficacement cette solution.

Les obligations légales carte multi-avantages concernant la fiscalité en 2025

En France, les sommes attribuées via un dispositif de cartes cadeaux ou avantages d’entreprise peuvent être exonérées de cotisations sociales à condition de respecter des règles strictes fixées par l’URSSAF.

Pour les bons d’achat / chèques cadeaux :

• Le plafond d’exonération est de 196 € par salarié et par événement en 2025 (soit 5 % du PMSS).
• Trois conditions cumulatives doivent être respectées : l’avantage doit être lié à un événement URSSAF reconnu, posséder une utilisation déterminée (mentionner le type de biens ou rayons) et rester dans le montant plafond.
• Si une de ces conditions n’est pas respectée, l’intégralité du montant est soumis aux cotisations dès le premier euro.

Pour les titres-restaurant (utilisation via carte ou support dématérialisé) :

• La part de l’employeur est exonérée dans la limite de 7,26 € par titre émis à partir du 1ᵉʳ janvier 2025.
• La participation employeur doit représenter entre 50 % et 60 % de la valeur du titre pour profiter de l’exonération.
• Pour que la pleine exonération soit appliquée, la valeur faciale du titre doit être comprise entre 12,10 € et 14,52 €.

Protection des données personnelles : quelles sont les règles à respecter ?

La gestion des données des employés via une carte multi-avantages entreprise impose un strict respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), applicable depuis le 25 mai 2018 et mis à jour par la CNIL au 1er janvier 2025. Votre entreprise doit assurer la sécurité et la confidentialité des informations sensibles relatives à la vie privée des bénéficiaires. Concrètement, cela signifie que vous devez informer clairement chaque employé sur :

• La nature des données collectées et leur finalité.
• La durée de conservation de ces informations, limitée à la stricte nécessité.
• Les droits dont ils bénéficient concernant leur accès, modification ou suppression.

Il est impératif aussi de sécuriser ces données contre tout risque d'accès illégitime ou de piratage en choisissant un prestataire conforme au RGPD et en instaurant des mécanismes réguliers de contrôle et d'audit.

Comment choisir une solution conforme aux obligations légales carte multi-avantages ?

Pour choisir une carte multi-avantages conforme aux exigences légales et fiscales de 2025, il est essentiel de comparer plusieurs critères clés :

• Respect strict des plafonds légaux exonérés de cotisations sociales, clairement indiqués par l'URSSAF.
• Système de contrôle et de suivi informatisé des dépenses pour une meilleure gestion interne.
• Solutions techniques garantissant la protection renforcée des données personnelles en conformité avec les règles RGPD de 2025.

Exemples concrets et comparatifs de solutions disponibles en 2025

Plusieurs acteurs se distinguent sur ce marché. Edenred France propose en 2025 une solution attractive avec une sécurité renforcée conforme RGPD et un tarif moyen situé entre 4 et 12 euros par salarié et par mois, selon la taille de l'entreprise et les options choisies. Up Coop propose aussi une carte compétitive avec une gestion très simplifiée des avantages, affichant des tarifs comparables, entre 5 et 13 euros par salarié mensuels.

En 2025, la compagnie d'assurance Generali France a mis en place la carte multi-avantages Edenred pour ses 7 000 employés en France, économisant environ 15 % par an sur la gestion administrative des divers avantages salariés, selon un communiqué officiel d’Edenred de février 2025.

Obligations spécifiques liées au crédit de la carte et délais légaux à respecter

Selon l'article L3262-6 du Code du travail actualisé en janvier 2025, l'entreprise dispose d'un délai maximal d'un mois entre la décision d'accorder les avantages et le moment du paiement sur sa carte multi-avantages. Une fois crédité, le montant doit être utilisable immédiatement ou dans un délai raisonnable et clairement informé. Le crédit non dépensé après expiration doit être considéré selon la réglementation fiscale en vigueur.

Plafonds d’exonérations fiscales carte multi-avantages 2025

Sources : URSSAF, Sécurité sociale, Code du travail, décrets et circulaires en vigueur au 1^er janvier 2025.

FAQ :

À retenir

En résumé, avant d'adopter une carte multi-avantages pour votre entreprise :

• Veillez à respecter strictement les plafonds fiscaux et sociaux actualisés en 2025 (URSSAF).
• Renforcez systématiquement la sécurité et la protection des données de vos salariés en conformité avec le RGPD mis à jour.
• Suivez précisément les règles relatives au crédit, délai et disposition de paiement définies par le Code du travail.

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