Qu’est-ce qu’une carte bancaire pro ?

Solution à la fois simple et sécurisée, la carte bancaire professionnelle est aujourd’hui le meilleur moyen pour suivre les dépenses, tout en simplifiant le processus comptable. Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la carte bancaire professionnelle.

Qu’est-ce qu’une carte bancaire professionnelle ?

La carte bancaire professionnelle (également appelée « carte d’entreprise », « carte business » « carte affaires »), est un moyen de paiement octroyé aux salariés effectuant des transactions, dans le cadre de leur travail. Autrement dit, il s’agit d’une carte bancaire permettant aux salariés de régler leurs frais professionnels (billets de train, billets d’avion, frais de péage, d’hôtel ou encore déjeuners d’affaires), sans avoir à effectuer de notes de frais.

Cependant attention, car toutes les cartes bancaires professionnelles ne fonctionnent pas de la même manière ! Avant de proposer ce type de solution, il est essentiel de faire la distinction entre la « carte entreprise » et la « carte affaires ».

La carte affaires est directement liée au compte de l’utilisateur et le remboursement peut se faire soit à une date précise (préalablement définie par l’entreprise), ou quelques jours après la transaction.

La carte entreprise est quant à elle directement reliée au compte bancaire de l’entreprise. C’est aujourd’hui la solution la plus utilisée, car elle est simple à mettre en place et moins intrusive pour le collaborateur. La carte entreprise est également plus facile à gérer. Le dirigeant peut plafonner les dépenses, ou restreindre l’utilisation de la carte, selon la nature du commerce, évitant ainsi les abus.

Bon à savoir : le coût d’une carte bancaire professionnelle varie d’une banque à l’autre. Toutefois, pour vous donner une idée, comptez entre 80€ et 185€ en moyenne à l’année. Notez également que les cartes professionnelles à débit différé sont généralement plus onéreuses que les cartes professionnelles à débit immédiat.

Quels sont les avantages d’une carte bancaire professionnelle ?

On le sait, qui dit dépenses professionnelles dit souvent casse-tête pour la comptabilité. Entre les frais de déplacement et les déjeuners avec les clients, nombreuses sont les dépenses à vérifier, enregistrer puis classifier. Malheureusement, certains salariés sont peu regardants et n’hésitent pas à faire des notes de frais élevées ou injustifiées.
Alors pour en finir avec les notes de frais et les dépassements de budget, rien de mieux que la carte bancaire professionnelle ! Avec elle, les dépenses sont plafonnées et chaque transaction fait l’objet d’un suivi. Vos salariés n’auront plus à avancer les frais, ni à remplir le formulaire de notes de frais.

Un gain de temps non négligeable pour l’entreprise, comme pour le salarié !
Proposer une carte bancaire professionnelle permet également à l’entreprise de mieux gérer les transactions effectuées à l’étranger. Les paiements sont ainsi sécurisés, en évitant toute fraude possible.

Vous l’aurez donc compris, avec une carte bancaire professionnelle vous gagnerez en visibilité, tout en automatisant les processus d’utilisation selon vos critères (plafond, périmètre géographique, nature des dépenses…). Rien de mieux pour simplifier votre comptabilité et éviter de vous retrouver dans le rouge.
Enfin, certaines cartes bancaires professionnelles donnent droit à des réductions dans les transports ou le secteur de l’hôtellerie. Un bon point de plus pour économiser !

Comment choisir une carte bancaire professionnelle ?

Vous avez été séduit avec les avantages de la carte bancaire professionnelle ? Il faut dire que toutes les entreprises qui l’utilisent se disent satisfaites et ne retourneraient pour rien au monde dans les notes de frais papier ! Alors si vous aussi vous souhaitez passer à la carte bancaire professionnelle, voici la démarche à suivre.

Tout d’abord, il vous faudra déterminer un périmètre d’utilisation, selon les besoins de vos salariés. À l’instar des cartes personnelles, les cartes business peuvent s’utiliser en France comme à l’international, avec parfois une limitation dans certains pays.

Ensuite, il vous faudra choisir entre le débit différé ou immédiat. Comme son nom l’indique, le débit immédiat consiste à directement prélever la somme sur le compte relié à la carte. Dans ce cas de figure, il est donc nécessaire de disposer de fonds, au risque de voir la transaction refusée.
Si vous optez pour le débit différé, tous les paiements seront pris en compte le même jour, généralement à la fin du mois.

Bon à savoir : certaines cartes bancaires professionnelles sont prépayées. Le chef d’entreprise fixe un montant et la carte se bloque une fois la somme atteinte. Bien entendu, il vous sera toujours possible de recréditer la carte du montant de votre choix, si cela est nécessaire. Ce type de carte professionnelle est idéal si vous avez un budget serré à respecter ou que vous souhaitez mettre fin à des dépenses abusives.
Pour personnaliser votre carte professionnelle, vous pouvez également ajouter des options (plages horaires d’utilisation, zone géographie précise…) ou encore limiter les transactions à certains types de commerces.

Enfin, pour bien choisir votre carte entreprise, il sera nécessaire de mettre les différents fournisseurs en concurrence. Parmi les critères à prendre en compte :

• Les prix pratiqués
• La qualité du service client
• Les éventuels partenariats donnant accès à des réductions sur certains secteurs tels que l’hôtellerie ou les transports.

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Les différentes solutions de cartes bancaires pour les entreprises

Aujourd’hui, les cartes bancaires professionnelles sont de plus en plus personnalisables. Il est également de rajouter des fonctionnalités, afin de contrôler et gérer plus facilement les frais professionnels.
Parmi elles :

• Un tableau pour suivre les dépenses en temps réel
• Une alerte après chaque transaction
• Des interfaces comptables automatisées
• Une refacturation automatisée

Certains prestataires vont même plus loin, en proposant des cartes bancaires professionnelles 100% personnalisables ! C’est notamment le cas de Mastercard. L’enseigne inclut une application comprenant plus de 60 fonctionnalités pour améliorer le suivi des dépenses et automatiser un maximum d’étapes. Le procédé d’utilisation est lui aussi révolutionnaire. Les salariés utilisant cette carte professionnelle doivent simplement prendre leur justificatif en photo et le rentrer dans l’application.