Incentive : Guide d'achat

Vous souhaitez organiser un séminaire pour tout ou partie des collaborateurs de votre société ? Vous désirez convier vos clients à un cocktail ? Louer un lieu dans le cadre d’un événement professionnel (lancement de produit, congrès…) ? Proposer un séjour d’incentive à vos équipes pour les remotiver ?

Congrès,  colloque, formation, motivation… De nombreuses entreprises sont régulièrement amenées à organiser des évènements professionnels. Cela peut aller de la demi-journée de conférence pour le lancement d’un nouveau produit au voyage de motivation de plusieurs jours. Pour l’organisation, deux possibilités :

• Faire appel à une agence spécialisée dans l’évènementiel ou l’incentive

• Gérer toute l’organisation en interne : réservation du lieu, du traiteur et de l’équipement (scène, éclairage, sonorisation…)

Evènements professionnels : faire appel à une agence événementielle spécialisée ?

L’agence d’événement peut vous proposer une prestation sur mesure, en partant de votre enveloppe budgétaire, ou bien vous proposer des forfaits clés en main.

Côté rémunération, c’est différent en fonction des prestataires :

• Honoraires fixes.

• Facturation en journée/homme.

• Dégagement d’une marge sur les prestations proposées.

Faire appel à une agence n’est pas nécessairement plus coûteux que de gérer la totalité de l’organisation en interne : vous gagnez du temps et  vous profitez d’un réseau professionnel aux tarifs négociés. Par ailleurs, les agences sont également force de proposition et peuvent vous apporter des idées d’activités auxquelles vous n’auriez peut-être pas pensé : lipdub, course hippique, vol en montgolfière…

Louer une salle ?

Centre de congrès, hôtel, salle polyvalente, péniche, cabaret… Le lieu que vous choisissez doit correspondre au concept que vous souhaitez donner à votre événement professionnel.

Avant de vous décider, vérifiez bien tous ces points :

• Le lieu est adapté au nombre de participants (ni trop grand, ni trop petit).

• Vous pouvez facilement réunir l’équipement dont vous aurez besoin : vidéo projecteur (pensez aux prises !), WiFi, écrans, sièges, scène, paper-boards…

• L’établissement est totalement privatisé.

• L’accès est facile. Le parking et, éventuellement, l’hébergement sont prévus.

Combien ça coûte ?

Le tarif de location d’une salle dépend des critères suivants :

• Le type de salle et sa capacité.

• La localisation : les salles situées dans les grandes villes sont plus prisées… et donc plus chères.

• La durée de location, à la journée ou à la demi-journée.

• Les prestations et équipements proposées : matériel de sonorisation, décoration, repas, service…

Le prix peut être calculé au coût par personne ou en forfait location de salle.

Cela démarre à une centaine d’euros pour la location d’une petite salle des fêtes à plus de 5 000 € pour la location d’une grande salle de séminaire dans un hôtel de luxe.

Au final, vous pouvez compter (par personne et par jour, sur une base de 20 personnes)

• Entre 10 et 20 € pour une petite salle des fêtes

• Environ 50 € pour une salle dans une chaîne d’hôtels

• De 40 à 90 € pour une salle de réunion dans un centre d’affaire

• De 200 à 400 € pour un hôtel de caractère ou un relais & château (le repas est souvent inclus)

Et le traiteur ?

La restauration est un très gros poste de dépense. Si les hôtels proposent souvent des formules pour accompagner la location de leurs salles de séminaire, dans de nombreux cas, vous devrez vous-même rechercher un prestataire. Une fois que vous aurez défini vos besoins (repas chaud ou froid, buffet, petits fours…), le traiteur vous fera une proposition qui pourra également inclure le service et le nettoyage en fin de repas.

Le budget va bien évidemment dépendre du nombre de convives, du niveau de prestation souhaité et des types de mets qui seront servis.

Le traiteur peut également vous fournir

• les boissons, alcoolisées ou non,

• la vaisselle et les nappes,

• les tables et les chaises.