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      Non, le courrier n’a pas totalement disparu, loin de là. C’est même un vecteur sous-estimé de marketing direct et de fidélisation client, aux taux de conversion appréciables. Mais à partir du moment où une entreprise commence à compter quelques dizaines de client, sa gestion implique la mobilisation de ressources de plus en plus considérables. Une machine à affranchir est bien plus qu’une simple « machine à timbres » et permet de grandement optimiser cette gestion et même de réaliser des économies. En location, les prix des machines à affranchir sont néanmoins mal connus, et c’est bien dommage car ils sont plus accessibles que le croient beaucoup de responsables d’achats mal renseignés.

      Dans ce contexte, cet article a pour objet :

      -        De rappeler les différents types et formats d’affranchisseuses,

      -        De lister les principaux fournisseurs de machines à affranchir et de donner une idée du prix de ces machines,

      -        De donner quelques conseils utiles pour comparer les machines à affranchir, leur prix en location, ainsi que leur adaptation aux besoins de l’entreprise.

      Les différents types de machines à affranchir

      Par leurs différentes fonctionnalités, les différents types de machines à affranchir disponibles correspondent à plusieurs volumes de courrier à affranchir quotidiennement par l’entreprise.

      A très petits volumes, très petites machines : les tpMAC

      Connues sous l’acronyme de tpMAC, les Très Petites Machines à Affranchir Connectées conviennent à des volumes d’envoi quotidien inférieurs à 30 plis, soit un montant d’affranchissement mensuel inférieur à 250 euros.

      Malgré leur petite taille, ces machines permettent déjà :

      -        Le pesage des courriers,

      -        La connexion au serveur de La Poste pour la validation du tarif d’affranchissement et l’enregistrement de la transaction,

      -        La personnalisation du « tampon ».

       

      Jusqu’à 200 envois par jour : les pMAC

      Qu’y a-t-il de plus grand qu’une Très Petite Machine à Affranchir Connectée (tpMAC) ? Une Petite Machine à Affranchir Connectée (pMAC).

      Ces machines, adaptées à des volumes d’affranchissement quotidiens allant jusqu’à 200 plis, reprennent les fonctionnalités des tpMAC auxquelles elles ajoutent, pour permettre une plus grande vitesse de traitement :

      -        Des écrans tactiles,

      -        Des trieuses,

      -        Des plieuses,

      -        Des services connectés supplémentaires grâce à la liaison avec les serveurs de La Poste.

       

      Jusqu’à 1 000 envois par jour : les MAI

      Non, après les tpMAC et les pMAC, la gamme supérieure des machines à affranchir n’est pas connue comme GMAC, mais plutôt comme MAI, soit Machine à Affranchir Intelligente. Ces machines à affranchir permettent de prendre en charge jusqu’à un millier de courriers par jour, ce qui constitue une toute autre catégorie que les tpMAC et les pMAC.

      Plus semblables à des grosses photocopieuses de bureau, ces machines se distinguent par :

      -        Différents bacs d’alimentation en enveloppes de différents formats,

      -        Une alimentation, un affranchissement, un pliage et un collage entièrement automatisés,

      -        Plusieurs bacs de classement des enveloppes affranchies selon les formats concernés,

      -        Des possibilités de personnalisation des tampons très avancées…

      prix location machine à affranchir

      Les principaux fabricants et les prix en location des machines à affranchir

      Très particulier car remarquablement réglementé, le marché français ne permet que la location des machines à affranchir. Les prix sont donc uniquement disponibles sous forme d’abonnement mensuel, auprès d’un concessionnaire agréé par La Poste qui n’est pas forcément un fabricant d’affranchisseuses.

      Les principaux fabricants de machines à affranchir

      Les machines à affranchir disponibles sur le marché français aujourd’hui sont presque exclusivement :

      -        Des machines à affranchir Neopost, une entreprise française parmi les leader mondiaux du marché,

      -        Des machines à affranchir Satas (la société a été absorbée en 2011 par Neopost),

      -        Des machines à affranchir Frama, une entreprise suisse,

      -       Des machines à affranchir Francotyp Postalia, une entreprise allemande présente mondialement, l’une des plus anciennes du marché,

      -        Ou des machines à affranchir Pitney Bowes, la marque américaine ayant absorbé la Secap.

       

      En France, il n’est possible de s’équiper de ces machines qu’en faisant appel à un concessionnaire agréé. Et si le nombre de constructeurs est réduit, celui des concessionnaires est nettement plus étoffé…

      Les prix de location des machines à affranchir

      Comme il n’est pas possible légalement en France d’acheter des machines à affranchir (et cela ne servirait à rien de toute façon puisqu’elles ne pourraient pas fonctionner avec les serveurs de La Poste), les tarifs des machines à affranchir disponibles ne sont que des prix de location de machines à affranchir mensuels.

      Selon le type de machine à affranchir, le prix de l’abonnement sera plus ou moins élevé.

      Les prix de location des machines à affranchir généralement constatés seront donc :

      -        D’environ un euro par jour pour une tpMAC,

      -        De deux à trois euros par jour pour une pMAC,

      -        De plus ou moins dix euros par jour pour une MAI.

       

      Pour calculer son budget courrier, il faut naturellement ajouter au prix de location des machines à affranchir le prix des timbres (en l’occurrence, de l’affranchissement) et des enveloppes, ainsi que de divers consommables comme l’encre utilisée par les machines. Une redevance de quelques dizaines d’euros est également due annuellement si l’entreprise désire personnaliser le tampon d’affranchissement.

      Mais il faut savoir que les tarifs accordés par La Poste aux utilisateurs de machines à affranchir sont avantageux et permettent d’économiser quelques centimes par affranchissement par comparaison au tarif « catalogue » payé au bureau de Poste.

       

      Faire son comparatif des machines à affranchir

      Lorsqu’il s’agit de faire son comparatif des machines à affranchir, le prix du service est forcément un critère déterminant, qui ne peut être véritablement connu qu’en organisant des campagnes de demandes de devis efficaces. Mais d’autres critères doivent être pris en compte au-delà du simple prix de l’abonnement.

      Comparer les prix de location des machines à affranchir grâce à des demandes de devis

      Les prix de location des machines à affranchir n’étant en général pas publics, il est nécessaire d’effectuer des demandes de devis pour savoir quels tarifs seraient pratiqués avec son entreprise. Le nombre de concessionnaires agréés et le nombre de contacts nécessaires avec chacun de ces concessionnaires avant d’aboutir à une offre complète rend les campagnes de demandes de devis fastidieuses et extrêmement chronophages si elles sont réalisées en direct avec tous les concessionnaires.

      Des services en ligne comme Companeo permettent de comparer facilement les différents concessionnaires de machines à affranchir et d’obtenir rapidement des devis de la part des meilleurs fournisseurs. Avec Companeo, ce service est gratuit et sans engagement.

      Les critères de sélection recommandables

      Le prix de location de la machine à affranchir n’est évidemment pas le seul critère de comparaison.

      Plusieurs autres critères gagnent à être observés, tant pour la sélection de la machine que pour la sélection du concessionnaire.

      Ainsi, pour la sélection de la machine, le client potentiel gagnera à vérifier :

      -        Si la machine fait toujours partie de la liste officielle des machines à affranchir autorisées par La Poste,

      -        La simplicité d’utilisation de la machine,

      -        Les possibilités de paramétrage,

      -        Les possibilités de personnalisation du tampon, en couleur, en noir et blanc, sur la base d’une image vectorisée…,

      -        Le prix des consommables,

      -        La qualité d’impression,

      -        Le volume de traitement,

      -        Les fonctions connectées.

       

      Et pour ce qui concerne le concessionnaire :

      -        La qualité de son service client,

      -        Le plan d’entretien régulier de la machine,

      -        Les modalités d’intervention en cas de panne,

      -        Les modalités de facturation,

      -        La possibilité d’effectuer l’installation de la machine et de former le client à son utilisation,

      -        La possibilité qu’il peut offrir de changer de machine en cours de contrat et selon quelles conditions.