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La GED : pour qui ?

Question posée par Marie, Twin Food Store
Question

Comment savoir si on a besoin de la GED? Merci de votre réponse

Réponse de Yacine El Zahoui

Les solutions de GED, Gestion Electronique des Documents sont de plus en plus fréquentes dans les entreprises. Toutefois, leur mise en place est parfois complexe, notamment parce qu’elles impliquent un changement d’habitudes chez les utilisateurs. Avant d’opter pour la GED, vous devez donc être certain d’en avoir vraiment besoin. Pour cela, vous pouvez vous poser ces quelques questions :

- Imprimez-vous régulièrement des documents ? Photocopiez-vous souvent ?

=> Manipuler le papier est une source de dépense (papier, classeurs, consommable…) et une perte de temps considérable. Avec la GED, ces coûts peuvent être réduits de façon significative.

- Êtes-vous sûr que vos documents critiques sont en sécurité ?

=> Les  solutions de GED proposent des fonctionnalités d’indexation et de sécurisation.

- Vous êtes-vous déjà perdu entre les différentes versions d’un document ou dans les méandres d’un serveur de fichier ?

=> La GED permet de bloquer la diffusion de versions anciennes pour privilégier la dernière. Par ailleurs, les logiciels possèdent un moteur de; recherche permettant de retrouver facilement un document (par type de contenu, par concept, par auteur, par mot-clé…)