Nouvelle Recherche :
Nous vous suggérons :

Produits et services

Les articles

Offres

GED - Gestion Electronique des documents

Gagnez de la place en archivant vos documents ! Vous cherchez une solution d'archivage de documents en ASP ou via un logiciel, optimiser et sécuriser votre archivage actuel, remplacer votre archivage papier par de l'archivage numérique ou confier la numérisation de votre courrier à des professionnels ? Optez pour un prestataire en Gestion Electronique de Documents : agences et consultants spécialisés en dématérialisation de l’information, éditeurs de logiciels ou prestataires informatiques. Décidez-vous sur devis !

Les documents d’une entreprise peuvent représenter jusqu’à 80 % de l’information détenue et constituent le socle sur lequel se base toute l’organisation pour fonctionner. Une mauvaise gestion des informations peut impacter la productivité, les processus, la qualité… et mettre en péril l’activité d’une entreprise. Vous désirez organiser vos documents et améliorer l’efficacité de votre structure ? La GED (Gestion Electronique des documents) concerne toutes les organisations, quelle que soit leur taille et leur domaine d’activité, et en particulier les entreprises qui produisent ou exploitent une grande quantité de dossiers : bureaux d’étude, cabinets d’avocats, compagnies d’assurance, agences de communication, cabinets conseil…

La GED : qu’est-ce que c’est ?

La Gestion Electronique de Documents est un procédé qui permet d’automatiser la gestion des documents d’une structure, en dématérialisant les documents papier et en organisant la communication des informations numériques. Cela concerne tous les types de documents (fichiers textes, tableurs, vidéos, images, emails, etc.) et toutes les opérations du cycle de vie du document, de la création à l’archivage ou à la destruction. La GED est également le terme utilisé pour désigner le logiciel permettant la gestion de ces contenus.

A quoi ça sert ?

La gestion électronique de documents permet de créer, collecter, classer, diffuser, archiver, sécuriser, l’ensemble des informations nécessaire au fonctionnement et à l’organisation d’une entreprise à partir de documents physiques ou électroniques. 

La GED en quatre étapes

La gestion électronique de documents se décompose en 4 étapes :

  • L’acquisition du document et sa dématérialisation (par un processus de numérisation) pour  la constitution de la base documentaire.
  • Le classement et l’indexation des documents par type, mots-clés, notions, etc. La recherche du document s’effectue à l’aide d’un moteur de recherche.
  • Le stockage des documents : dimensionnement du support, choix du lieu de stockage, définition de la durée de conservation des données, périodicité des sauvegardes…
  • La diffusion du document, via internet ou intranet. Les conditions d’accès sont définies par profil d’utilisateurs.

 GED

Quels en sont les bénéfices ?

  • Productivité améliorée
  • Accessibilité immédiate des documents
  • Travail collaboratif optimisé
  • Gain de temps dans la recherche des documents
  • Classement électronique
  • Archivage facilité, gain d’espace
  • Sécurisation des données sensibles…

Quel est le matériel nécessaire ?

Outre le logiciel de GED, le fonctionnement de la gestion électronique de document nécessite l’achat de plusieurs matériels et logiciels :

  • Une ou plusieurs plates formes de numérisation (scanner, copieur multifonctions) : ces périphériques d’acquisition transforment un  document papier en document  numérique
  • Un logiciel de numérisation : Intégré au scanner ou acheté séparément, ce programme numérise les documents par lot de pages ou page par page. On peut choisir le format de sortie du document et sa résolution.
  • Un support de stockage : serveur de données ou PC utilisé comme serveur
  • Des logiciels de lecture automatique de documents, qui transforment l’image numérisée en texte grâce à la reconnaissance des caractères:
    • OCR (Optical Character Recognition) : pour les caractères dactylographiés
    • RAD (Reconnaissance automatique de document)
    • ICR (Intelligent Character Recognition) : pour les caractères manuscrits
    • OMR (Optical Mark Recognition) : pour les cases, cercles et autres marques

A qui s’adresser ?

Pour mettre en place un système de GED, vous devez faire appel à des experts qui sauront étudier et analyser vos problématiques métiers et vos process de production, afin de vous proposer la solution adaptée à vos flux d’information :

  • Editeurs de logiciels
  • Prestataires informatiques
  • Agences et consultants spécialisés en dématérialisation de l’information

Dans un premier temps, il convient de rédiger un cahier des charges détaillé afin que le prestataire puisse prendre connaissance de vos besoins et contraintes. Comment rédiger votre cahier des charges ? Retrouvez les conseils et témoignages d’utilisateurs ou d’experts de la gestion électronique des documents.

Combien ça coûte ?

Le tarif d’un outil de GED est très variable et se détermine en fonction de vos besoins en termes de nombre d’utilisateurs, de quantité de documents à traiter, de fonctionnalités... Pour vous faire une idée du budget à prévoir, vous trouverez ci-dessous une fourchette de prix pour trois situations différentes :

Taille de l’entreprise

Besoin

Prix de la solution

Petite PME

numériser ses documents comptables 

entre 8 500 € et 20 000 €

Moyenne PME

fonctions collaboratives, circuits de validation

de 25 000 € à 60 000 €

Grosse PME

Grand nombre d’utilisateurs, grosse volumétrie de documents

entre 40 000 € et 90 000 €

Commencez votre demande de devis en GED - Gestion Electronique des documents