Organiser un déménagement d'entreprise : avant, pendant et après

Parmi tous les bureaux visités, un local commercial a retenu votre attention. Pour réussir votre déménagement d'entreprise sans commettre d’erreur, agissez avec méthode.

Le contrat de bail signé avec le propriétaire de vos locaux actuels exige un délai de préavis de quelques mois… Avant de lui signifier votre départ, vérifiez avec le propriétaire du nouveau local commercial la date à laquelle vous pourrez programmer votre déménagement d'entreprise.

• Contactez le propriétaire du nouveau local commercial ou son représentant (agent immobilier, notaire…) et faites-vous remettre les fiches de description (plan, durée de la location, détail des charges…) pour les étudier au calme. Si la superficie louée vous semble trop petite, innovez ! Le télétravail, les box de stockage, la gestion électronique des documents, l’externalisation possible du traitement des factures, de la comptabilité ou des paies peuvent modifier et faire baisser les m² nécessaires pour travailler.

• Contre-visitez le nouveau local commercial pour bien évaluer l’état des lieux et notez tous les défauts constatés : porte endommagée, mur fissuré, revêtement de sol taché ou carrelage fendu….

• Lors de cette contre visite, relevez sur le plan toutes les caractéristiques techniques exigeant une étude particulière : absence ou présence de gaines pour le câblage informatique, aménagement de locaux à programmer. Dans le même temps, vérifiez l’installation téléphonique : est-elle adaptée à vos besoins ? Transférez-vous facilement vos appels d’un poste à l’autre ? Ne serait-il pas plus simple de faire appel à un installateur de PABX ?

• Fixez avec le nouveau propriétaire la date de l’état de lieux officiel (de préférence avec un huissier de justice) ainsi que la date du déménagement de la société. Si des travaux d’aménagement des locaux sont nécessaires, planifiez avec son accord les visites des maîtres d’œuvre pour établir les devis, fixer les dates des chantiers. Ensuite, négociez avec le propriétaire le paiement ou non d’un loyer durant cette période ou la prise en charge des coûts de réfection qui lui incombe.

Avant de vous engager auprès du propriétaire du nouveau local commercial, relisez avec soin le contrat de bail qui vous lie au propriétaire des locaux actuels.

• Adressez une lettre recommandée avec avis de réception au propriétaire des locaux actuels en respectant le délai de prévis inscrit sur le bail.

• Contrôlez l’état des lieux dressés lors de votre emménagement et évaluez le coût des dégâts que l’on pourrait vous reprocher.

• Annoncez le prochain déménagement de l’entreprise à l’ensemble du personnel et fixez une réunion pour organiser le déménagement de la société.

Rédigé en plusieurs exemplaires (deux ou plus en cas de co-location), le contrat de bail doit préciser :

- le nom du propriétaire (ou la dénomination s’il s’agit d’une société) et ses coordonnées postales ou à défaut, celles de son mandataire (agent immobilier, notaire) ;

- le nom du locataire (ou la dénomination s’il s’agit d’une société) ;

- les caractéristiques du local commercial loué ;

- l’énumération des communs (s’il s’agit d’un local commercial situé dans un immeuble) ;

- la désignation du local à usage exclusif de l’entreprise et la destination du local (exercice d’une profession libérale, d’une activité commerciale…) ;

- le prix et les dates de règlement du loyer ainsi que les modalités de révision ;

- la durée du bail commercial et les clauses locatives (résiliation du bail, assurance obligatoire, etc.).