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Comment estimer au mieux le tarif d'un photocopieur pour les professionnels ?
Les photocopieurs de bureau, pour tous les services qu’ils peuvent rendre, souffrent encore d’une image ternie par deux griefs qui ont la vie dure : un, ils sont grands comme des armoires normandes, deux, ils sont chers comme du mobilier de designer.
Si la technologie a quelque peu commencé à réfuter le premier préjugé, le second est lui mis à mal par la popularisation de cet équipement dans les bureaux, qui fait baisser les tarifs. La généralisation des formules de location avantageuses représente un deuxième élément changeant la donne.
Quel est donc aujourd’hui le prix d’un photocopieur ?
Avant de donner quelques exemples de prix généralement constatés, il est essentiel de savoir à quoi ils correspondent et de quels critères le prix des photocopieurs pour entreprises dépend.
Il est enfin utile de considérer l’ensemble des coûts d’usage, et de vérifier à cette aune la pertinence des offres de location.
Caractéristiques et options : ce qui fait le prix d’une photocopieuse
Lorsqu’une entreprise évalue les différents modèles de photocopieurs, les critères de choix rejoignent en fait les principaux éléments déterminants du prix.
En effet, ce prix dépend principalement de trois séries de critères : la technologie d’impression, les critères qualitatifs, et bien entendu les fonctionnalités des copieurs.
La technologie
La technologie d’impression est le premier critère de choix, et le premier critère de prix d’un photocopieur.
Les principales alternatives sont :
- Analogique ou numérique : les premiers coûtent en moyenne un tiers de moins que les seconds mais présentent moins de fonctions. Ils restent très efficaces pour des travaux courants comme la copie d’un document texte. Un photocopieur numérique permet lui de se connecter au réseau interne et offre des fonctions d’agrandissement/réduction. Il est souvent plus performant en termes de qualité d’impression ;
- Couleur ou monochrome : à qualité égale, le prix d’un photocopieur couleur est 50% plus élevé que celui d’un photocopieur monochrome ;
- Jet d’encre ou laser : les photocopieurs jet d’encre sont généralement bien meilleur marché que les lasers, surtout pour les modèles couleurs.
Les critères qualitatifs
Ces critères sont déterminés en partie par les précédents.
Principalement, un utilisateur éclairé comparera la qualité et la performance de différents modèles de photocopieurs à l’aune de deux critères :
- La qualité d’impression : la résolution est l’indicateur clef. Ainsi, 600 dpi est une résolution commune pour les modèles d’entrée de gamme. Les entreprises utilisent parfois la haute résolution (1 200 dpi) lorsqu’elles ont besoin de copier des affiches, plaquettes ou autre. Au-delà, la très haute résolution (2 400 voire 4 800 dpi) intéresse les graphistes et photographes ;
- La vitesse d’impression : calculée en ppm (pages par minute), la vitesse d’impression est d’autant plus importante que l’usage du photocopieur est intensif et les volumes importants.
Les fonctionnalités
Au-delà de ces premières séries de critères, les modèles, et donc leurs prix, se distinguent évidemment par le nombre de fonctionnalités.
Les fonctionnalités les plus utiles sont ainsi, dans l’ordre :
- La fonction multifonction : les photocopieurs multifonctions réunissent plusieurs périphériques en un seul appareil (scanner, fax, imprimante et copieurs). Très populaires, ces machines répondent ainsi à de nombreux besoins bureautiques. Même si elles sont naturellement plus chères qu’un simple photocopieur, elles représentent un gain de place et d’argent comparées à l’achat de toutes les machines nécessaires à ces fonction prises séparément ;
- Les formats d’impression : plus les formats supportés sont nombreux et spécifiques, plus le prix du photocopieur sera élevé. Les appareils adaptés à la copie de très grands formats (banderoles, affiches...) dépassent les 10 000 euros. Ils doivent en plus idéalement disposer d’un bac autonome pour chaque taille de feuille ;
- Connectivité : une connexion Wifi ou une mise en réseau via Ethernet sont indispensables pour mettre un photocopieur en réseau – la présence des deux possibilités est encore plus préférable ;
- L’écran de contrôle : un photocopieur équipé d’un écran tactile suffisamment large et intuitif est bien plus agréable et pratique à utiliser mais également plus cher.
- La fonction recto-verso automatique : de plus en plus courante, cette option garantit des économies de papier significatives ;
- La quantité de mémoire : un volume de mémoire suffisamment important permet au photocopieur d’enregistrer les données numériques d’une tâche d’impression et de la reprendre en cas de défaillance (alimentation, bourrage papier par exemple). C’est également un moyen de programmer des travaux de copie pour éviter les files d’attente ;
- Le nombre de bacs de chargement de papier : l’ajout de bacs optionnels accroît l’autonomie du photocopieur et évite les chargements trop fréquents.
Prix d’un photocopieur à l’achat et coûts en location
Plutôt qu’être une démarche basée sur une recherche de fonctionnalités et de performances, choisir un photocopieur pour entreprise peut également être une simple question de budget.
Il convient alors de considérer non seulement le prix du photocopieur, mais aussi le coût d’usage, ce qui peut faire apparaître l’option de la location d'un photocopieur comme la plus intéressante.
Prix de photocopieurs généralement constatés
Les prix moyens des photocopieurs dépendent des critères évoqués plus haut.
Pour reprendre la liste dans l’ordre, il est possible de constater les tarifs suivants :
Modèle | Prix |
Copieur analogique | Entre 250 et 450 euros |
Copieur numérique | Entre 400 et 12 000 euros |
Copieur noir et blanc | A partir de 100 euros (jet d’encre) ou de 400 euros (laser), |
Copieur couleur | A partir de 200 euros (jet d’encre) ou de 600 euros (laser) et jusqu’à 6 000 euros |
Photocopieur fax | Entre 300 et 2 500 euros |
A partir de 200 euros (jet d’encre) et à partir de 1 000 euros (laser), voire 4 000 euros pour des vitesses de 70 ppm | |
Copieur prenant en charge les formats A4 et A3 | Entre 1 000 et 6 000 euros |
Copieur grand format | A partir de 7 000 euros et jusqu’à plusieurs dizaines de milliers d’euros pour les formats techniques |
A partir du moment où de gros volumes de copie sont nécessaires, les prix s’envolent : ainsi, pour des copieurs en noir et blanc assurant plus de 6 000 copies par heure, les prix commenceront aux alentours de 40 000 euros.
Egalement sur le sujet : Le prix d'une imprimante 3D
Coûts d’une location de photocopieur
Au-delà du prix de la machine en tant que telle, il est essentiel d’avoir une idée même approximative du coût moyen d’usage d’un photocopieur d’entreprise.
Il faut donc ajouter le prix du papier et celui des cartouches d’encre ou toners. Il faut également prendre en compte celui de la maintenance et de l’entretien qui s’avèrent inévitablement nécessaires, et qui peuvent coûter cher si un technicien spécialisé doit se déplacer pour une intervention urgente.
Tout est donc fonction du volume d’usage constaté ou prévisible, en termes de pages par mois.
En mensualisant le prix d’achat du copieur et en lui ajoutant ces coûts annexes, il est facile d’atteindre un total de facturation à plus de 250 euros par mois.
Dans le même temps, la location d’un photocopieur, avec son entretien et ses consommables, peut être obtenue pour moins de 100 euros par mois.
Mais il est important de vérifier tous les termes du contrat. Ainsi, plusieurs contrats se baseront sur une consommation incompressible largement supérieure aux besoins réels d’une entreprise, classiquement pour près de 10 000 copies par mois.
Il est donc judicieux de demander plusieurs devis de photocopieurs pour bien étudier les différentes offres et trouver la mieux adaptée à ses besoins.
