3 fonctionnalités pour diminuer vos coûts d’impression

Outre le désastre écologique, la multiplication des impressions à un impact financier direct puisque les coûts d’impression se répercutent sur le profit de la société. Zoom sur 3 fonctionnalités qui peuvent vous permettre d’économiser !

5 000 pages imprimées par an et par salarié… Ce chiffre fait peur et, pourtant, c’est à peu près ce qu’impriment les employés européens. Pire, près d’un sixième de ces pages ne seraient pas lues !

Des outils de gestion pour y voir plus clair… et rationnaliser son parc d’imprimantes

Qui imprime ? Quoi ? Pour qui ? Dans le cadre de quel projet ? Avant d’optimiser votre parc d’imprimantes dans le but d’économiser sur les coûts d’impression, vous devez commencer par faire l’état des lieux de votre consommation. Vous pourrez ensuite mettre en place des fonctionnalités destinées à diminuer vos frais d’impression :

•  «  Tracking » pour suivre vos dépenses  et « cost recovery » pour les refacturer

La plupart des outils de gestion de parc d’imprimantes proposent des fonctionnalités de tracking, c’est-à-dire qu’ils permettent d’évaluer les dépenses d’impression en fonction du dossier, du projet, du service ou du client. Il est alors possible de prendre exemple sur certains cabinets juridiques anglo-saxons qui refacturent directement ces coûts. Le «  cost recovery » permet ainsi de remplacer les frais forfaitisés facturés en complément d’honoraires. En connectant l’outil de tracking à un logiciel de comptabilité, vous pouvez même automatiser le processus de facturation.

•  Contrôlez vos dépenses en mettant en place des règles d’impression

Les « rule based printing » sont un ensemble de règles automatiques qui régissent les impressions de l’ensemble de l’entreprise ou de services/collaborateurs donnés. Elles visent à la fois à réduire les coûts d’impression (jusqu’à 25 %) et à changer les habitudes des utilisateurs. Ces règles d’impression peuvent être paramétrées dans les outils de gestion de parc d’imprimantes. Il peut par exemple s’agir de redirections automatiques visant à envoyer les documents comportant de nombreuses pages vers les équipements spécifiques gros volumes (rapide, qualité laser, moins coûteux, etc.) ou à rediriger les impressions de mail ou pages web vers des imprimantes noir et blanc en qualité brouillon.

• « Follow Me Print » : terminés les documents oubliés qui s’entassent sur les capots des imprimantes

Le « Follow Me Print », ou « Pull Printing », consiste à suspendre une impression jusqu’à l’identification de l’utilisateur sur l’imprimante (badge ou code). Cette fonctionnalité réduit le volume d’impression de 15 % (l’utilisateur décide finalement que l’impression n’est pas nécessaire) et permet en outre de sécuriser les impressions puisque c’est obligatoirement l’utilisateur qui récupère le document imprimé.