GESTION DE LA PAIE,
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Comprendre comment calculer correctement toutes les cotisations salariales et les cotisations patronales sur un bulletin de paie, et comment mettre en forme ce bulletin de paie conformément aux obligations légales est déjà une tâche ardue. Conserver des informations à jour de toutes les évolutions légales et appliquer ces changements rend la tâche encore un peu plus difficile. Même quand il s’agit de suivre et d’appliquer ces évolutions pour ne serait-ce qu’une demi-douzaine de salariés, le chef d’entreprise comprend rapidement qu’il a intérêt à demander des devis d’externalisation de paie. Plusieurs types de solutions sont aujourd’hui disponibles, qui simplifient grandement l’externalisation de la gestion de la paie . Mais les dirigeants sont rarement informés de ces différentes options, de leur coût et de leurs avantages.

Cet article a donc pour objet de constituer un outil d’aide à la décision pour la sélection d’un cabinet d’externalisation de paie :

-  En dévoilant les différents modes de fonctionnement de l’externalisation de la paie, avec les services courants et les services optionnels,

-  En détaillant les tarifs possibles de ces prestations et en indiquant comment obtenir facilement des devis d’externalisation de paie pour sélectionner le meilleur prestataire au meilleur prix.

Mettre en place l’externalisation de la gestion de la paie

L’externalisation de la paie peut fonctionner de plusieurs manières différentes, selon le type de prestataire choisi. Certains services couramment associés à l’externalisation seront soit compris soit optionnels selon le contrat d’externalisation de paie conclu avec le prestataire.

Modes de fonctionnement de l’externalisation de la paie

L’externalisation de la paie peut fonctionner principalement selon deux manières :

-  En confiant à un prestataire ultra spécialisé la seule tâche de la gestion de la paie,

-       En confiant à un  expert-comptable cette mission, en sus des autres missions habituelles que l’expert-comptable réalise pour la société, au cas où cet expert-comptable proposerait également ce type de service.

Quel que soit le type de prestataire sélectionné, chaque mois l’entreprise lui transmet toutes les données nécessaires à l’établissement des bulletins de paie, à savoir :

-  Les heures travaillées par chaque salarié,

-  Avec le détail des éventuelles heures supplémentaires,

-  Les congés éventuellement pris,

-  Les primes éventuellement accordées,

-  Tout comme les titres restaurant éventuellement pris,

-  Les éventuelles modifications du contrat de travail et du salaire du salarié concerné.

Le travail des prestataires en gestion de la paie est devenu encore un peu plus compliqué avec l’apparition du prélèvement à la source et des Déclarations Sociales Normatives. Les entreprises doivent donc également transmettre à leurs prestataires spécialisés les données spécifiques de leurs salariés pour ces deux postes afin que le service de gestion de la paie soit complet.

Il est possible d’effectuer toutes ces tâches à distance et la présence du prestataire dans l’entreprise n’est pas nécessaire. Dans certains cas même, pour les prestataires nouvelle génération, toute la relation avec le prestataire se fait en ligne, grâce à une interface de gestion avancée.

Des solutions à mi-chemin entre l’internalisation et l’externalisation permettent à l’utilisateur de réaliser lui-même très simplement les bulletins de salaire avec un logiciel de paie convivial et avancé en mode « cloud », plus l’assistance en ligne d’un expert comptable.

Les services compris et optionnels

Selon le prestataire et selon l’offre sélectionnée, plusieurs services peuvent être associés à la gestion de la paie, dans le service de base ou en option.

Sont généralement compris dans le service de base :

-  Le calcul des différentes charges sur le bulletin de paie ,

-  Le suivi du temps de travail sur l’exercice avec les congés, les RTT et tout le registre du personnel,

-  L’édition des bulletins de paie,

-  L’envoi des bulletins de paie par la poste.

D’autres services sont souvent proposés en option, qui font parfois la différence entre l’externalisation de la paie « totale » et « partielle » comme :

-  La saisie et l’envoi des déclarations aux Urssaf, aux caisses de retraite, de prévoyance et aux divers organismes sociaux et assurantiels,

-  La préparation des contrats de travail,

-  La préparation des soldes de tout compte,

-  L’édition des certificats de travail.

En réalité, la gestion de la paie est souvent un produit d’appel pour de grandes sociétés comptables qui pourront offrir en option tous les services qu’un « vrai » expert-comptable pourra réaliser pour l’entreprise.

Comprendre les coûts de l’externalisation de paie et obtenir des devis d’externalisation de paie

L’externalisation de la paie représente une dépense pour l’entreprise qui n’est pas forcément plus coûteuse que la gestion en interne de la paie. Dans tous les cas, il est essentiel d’obtenir autant de devis d’externalisation de paie que possible pour savoir d’une part si l’externalisation est économiquement intéressante, et d’autre part pour sélectionner le meilleur prestataire.

Les tarifs d’externalisation de la paie

L’externalisation de la paie peut fonctionner selon plusieurs modes de facturation :

-  Un prix par bulletin de salaire, entre 5 et 30 euros par mois donc,

-  L’envoi des bulletins de salaire, qui ajoute 2 à 3 euros de plus par bulletin

-  Un abonnement à une plateforme en ligne en sus, entre 20 et 40 euros,

Les services optionnels font l’objet soit d’un forfait, soit d’un coût horaire.

Dans le cas où un expert-comptable professionnel prendrait en charge la préparation et l’édition des bulletins de salaire, cette prestation peut être incluse dans sont forfait annuel, ou s’ajouter à son quota d’heures s’il est payé à l’heure. Nos lecteurs peuvent se référer à notre  guide sur les experts comptables pour plus d’informations.

Comparaison des tarifs de sous-traitance de la paie et du coût de la gestion en interne

Si ces tarifs peuvent paraître élevés, surtout lorsqu’ils sont annualisés sur le total des salariés (à 20 euros par bulletin de salaire pour 20 salariés le coût annuel revient déjà à 4 800 euros), il est éclairant de rapporter le  cout d’un bulletin de paie externalisé à celui d’un bulletin internalisé.

Si l’entreprise ne dispose pas d’un salarié spécialisé en mesure de réaliser les bulletins de salaire, il faut prendre en compte :

-  Le salaire d’une ressource humaine dédiée à cette tâche, ne serait-ce qu’à mi-temps, soit un coût minimum de 800 euros par mois,

-  Un logiciel même simple de gestion de paie, pour au moins 20 euros par mois en mode « cloud »,

-  La formation du personnel (ou la montée en compétences des ressources formées) pour au moins 2 000 euros ramenés à 166 euros par mois.

Ce qui donne déjà un total de 986 euros par mois.

A ce prix, une solution de gestion externalisée de milieu de gamme permet de financer la gestion de près de 50 bulletins de paie.

Une solution intermédiaire de logiciel en mode cloud avancé avec support de comptables professionnels coûterait en comparaison 30 euros par mois, plus de 50 à 80 euros de l’heure pour le support, lequel s’avère toujours indispensable. Avec seulement 3 heures de support par mois de moyenne, le coût mensuel approche déjà des 255 euros.

Obtenir des devis d’externalisation de paie pour trouver le meilleur prestataire au meilleur prix

Quelle que soit la solution choisie, le calcul du coût de ces prestations dépend de tarifs personnalisés fournis par les prestataires spécialisés sur demande de devis d’externalisation de paie.

Un décideur d’entreprise souhaitant trouver la solution la plus efficace, la plus fiable et la moins coûteuse en matière de gestion de la paie aura donc à cœur de comparer les différentes offres pour les trois possibilités évoquées plus haut : prestataire spécialisé en gestion de la paie , comptable, logiciel avec assistance.

Et comme le nombre de prestataires est déjà élevé pour chacune de ces options, vouloir comparer les trois demande de passer littéralement des jours à effectuer des demandes de devis d’externalisation de paie.

Heureusement, des services en ligne comme Companeo permettent d’obtenir en quelques clics des devis d’externalisation de paie de la part de plusieurs des meilleurs prestataires spécialisés du marché. C’est simple, gratuit et sans engagement.