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Externalisation de fonction

Affectez certaines fonctions de votre entreprise à du personnel salarié en externe ! Vous avez besoin d'un service client, informatique, commerciale mais sans pouvoir en supporter les salaires ? D'un service d'aide juridique ou RH ? Votre entreprise a besoin d'être suivi par un responsable qualité qui ne nécessite pas une présence permanente ? De l’audit, au recrutement, à la formation, aux élections professionnelles…confiez ses missions à des prestataires qualifiés !

Vous recherchez un responsable qualité, un gestionnaire des ressources humaines ou un assistant commercial ? Vous ne  voulez ou ne pouvez pas embaucher ? Votre besoin est ponctuel ? Vous souhaitez faire appel à des agents commerciaux, VRP ou forces de vente supplétives ? Organiser des élections professionnelles ? Optez pour l’externalisation de fonction !

externalisation de fonction 

Externalisation de fonction : quelles sont les fonctions externalisables ?

Externaliser, c’est transférer tout  ou partie d’une activité à un prestataire externe. En général, les entreprises sous-traitent les fonctions :

- qu’elles jugent les moins génératrices de revenus comme les ressources humaines ou le contrôle qualité

- et/ou qui correspondent à des besoins ponctuels : forces de vente supplétives ou organisation d’élections professionnelles.

L’externalisation des fonctions permet de profiter de l’expérience de professionnels sans avoir à recruter, former, salarier ou manager. Vous bénéficiez ainsi d’une grande souplesse budgétaire et de davantage de flexibilité dans votre organisation. Par ailleurs, en diminuant les coûts fixes, l’externalisation contribue à abaisser le seuil de rentabilité d’une entreprise.

L’externalisation de fonction se distingue de l’intérim dans la mesure où, au cours de sa mission, la force d’appoint reste sous l’autorité du sous-traitant.

 

Externalisation de force de vente

De nombreuses situations  exigent de faire appel à des commerciaux, des vendeurs ou des VRP supplémentaires : lancement d’un nouveau produit, pénétration d’une nouvelle zone géographique, développement de parts de marché, réponse à un pic d’activité…

Les sociétés d’externalisation, nombreuses sur le marché, proposent des solutions personnalisées qui vont de la mise à disposition d’une équipe de téléprospecteurs à l’intervention d’un ingénieur commercial senior. Les personnels sont formés avant chaque mission et accompagnés sur le terrain par des managers.

Le prix de l’externalisation  dépend évidemment de vos objectifs. Vous pouvez néanmoins prévoir un budget minimum de 6 000 € mensuels par personne.

Si ce prix peut paraitre élevé, n’oubliez pas qu’il vous permet de faire des économies sur d’autres postes de dépense : RH, administration, information, flotte auto…

 

Le cas particulier de l’assistant commercial

L’assistant commercial (ou « assistant clientèle ») est là pour seconder les commerciaux et leurs responsables. Il élabore les fichiers de suivi, négocie des rendez-vous et assure des missions classiques de secrétariat. Il prend également en charge le suivi des facturations, devis, livraisons, impayés…

Cette fonction peut être externalisée au même titre qu’une activité de secrétariat ou de vente.

 

Externalisation ressources humaines

Externaliser les RH permet aux entreprises de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Plusieurs activités peuvent être externalisées : la gestion du temps, le recrutement, la formation, l’administration  du personnel, la gestion des frais ou la gestion des emplois et des compétences. Toutefois, ce qui rencontre le plus de succès en France, c’est le « payroll processing », c’est-à-dire l’externalisation de la paie.

Les tarifs sont très variables selon les prestataires. Certains affichent des prix « au bulletin de paie », plutôt attractifs quand ils ne sont pas tirés vers le haut par le coût de diverses prestations annexes (embauche, déclaration, attestation, rupture de contrat…). D’autres proposent des forfaits annuels dans lesquels tout est inclus. Bien entendu, les prix dépendent du niveau de service que vous exigez.

Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la Gestion de la Paie.

 

Externalisation de la qualité

Dans certains secteurs, comme l’agro-alimentaire ou le milieu médical, le contrôle qualité est une fonction primordiale. Pourtant, certaines entreprises ne possèdent pas la structure qui leur permettrait de créer un service qualité. L’externalisation leur permet alors de sous-traiter différentes missions :

  • Audit et diagnostic
  • Mise en place de plans d’action et de process
  • Application de textes réglementaires
  • Aide à la sélection de fournisseurs
  • Formation
  • Vérification

Les tarifs varient en fonction de la mission proposée. Certains prestataires sont spécialisés dans l’externalisation du contrôle qualité, en leur demandant des devis, vous pourrez facilement vous faire une idée du budget à allouer à cette activité.

 

Elections professionnelles

Dans le secteur privé, les élections professionnelles consistent à élire à bulletins secrets les délégués du personnel et les membres du comité d’entreprise. Elles sont obligatoires pour les sociétés de plus de 50 salariés et doivent répondre à un protocole réglementé. Externaliser leur organisation permet de gagner du temps sur les tâches administratives et de garantir la conformité juridique.

Pour répondre à ce besoins,  les sociétés spécialisées proposent en général des forfaits fixes auxquels il faut ajouter le prix des « kit de vote ».

 

Conseils pour choisir une société d’externalisation

  1. Méfiez-vous des prix cassés. 70 % du tarif que vous payez est consacré aux salaires. Or, un personnel mal payé, c’est un personnel qui est peut-être moins expérimenté.
  2. Demandez un engagement sur les moyens et les résultats. Quand la mission commence, exigez un reporting régulier afin de pouvoir rebondir rapidement en cas de problème.
  3. Renseignez-vous sur le niveau d’encadrement des équipes : par combien de chefs de projet le personnel est-il supervisé ?
  4. Etablissez un cahier des charges et une feuille de route détaillés : pour que votre prestataire constitue l’équipe la mieux adaptée à votre situation, vous devez jouer la transparence.
  5. Vos employés ne doivent pas se sentir laissés de côté ou menacés par l’arrivée de ceux qui peuvent être perçus comme des « concurrents ». Associez vos salariés au processus d’externalisation en sollicitant leurs avis.

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