Déménagement : Préparer sa check-list de déménagement d’entreprise

Pour réussir son déménagement d’entreprise sans être dépassé par les événements, il est important de préparer une check-list de déménagement. Zoom sur les points à ne surtout pas oublier.

6 mois avant le déménagement

Si votre entreprise détient un bail commercial de 9 ans, un préavis de 6 mois doit être respecté avant chaque déménagement pour minimiser les frais. Il est donc important de bien relire son contrat pour choisir une date de déménagement, afin d’éviter les frais supplémentaires.

3 mois avant

C’est le moment de contacter des sociétés spécialisées dans le déménagement  pour faire établir des devis en transfert d’entreprise . Cette étape importante constitue un point clé de la check-list du déménagement : bon nombre de problématiques de coût et d’organisation s’y précisent, le déménagement dans son ensemble devient plus concret.

C’est également 3 mois avant le jour J qu’il est recommandé de s’occuper de la communication interne et externe. Prévenir les salariés, informer les représentants du personnel et éventuellement annoncer le déménagement à vos clients sur le site de votre entreprise : voici les priorités à gérer en termes de communication. Il vous faudra aussi désigner des relais internes dans chaque service, chargés d’identifier les équipements à transférer et de faire le relais entre la direction et les salariés.

Si des travaux sont à prévoir dans les nouveaux locaux, il est également temps de s’en préoccuper. L’objectif est de pouvoir emménager dans des locaux effectifs immédiatement.

2 mois avant

Après les éventuels travaux, il est maintenant temps de prendre en charge d’éventuels travaux dans les anciens locaux. Si certaines opérations sont rapides (changement des luminaires, par exemple), d’autres doivent être organisées à l’avance (remplacement de la moquette, peinture, etc.).

Le mois qui précède

Il est impératif de commencer à faire le tri entre ce qui doit être jeté et ce qui peut être transféré dans les nouveaux locaux. Pour simplifier le déménagement, un étiquetage clair peut être mis en place, en attribuant par exemple un code à chaque salarié pour que chacun retrouve facilement ses affaires.

L’installation de la nouvelle ligne téléphonique et internet représente elle aussi un point important de la check-list de déménagement. Cela conditionne la continuité du travail des salariés lors du changement de locaux.

Occupez-vous aussi des changements d’adresse auprès des différents organismes tels que l’Urssaf, la sécurité sociale ou la caisse de retraite, mais aussi auprès des prestataires. N’oubliez pas la préfecture pour la modification du Kbis.

Les 10 derniers jours

L’inventaire du parc informatique est idéalement réalisé à ce moment-là par un prestataire, qui se charge d’identifier chaque poste par rapport à son utilisateur. Il veille également à la sauvegarde des serveurs et effectue les différentes connexions au réseau le jour du déménagement.

2 jours après le déménagement

Une entreprise de nettoyage pourra rendre le nouveau site parfaitement propre avant l’arrivée des salariés.

Enfin, la mise en place d’une cellule d’aide active pendant 2 jours après le transfert permet de rassurer les salariés et de venir à bout des éventuels problèmes qui se présentent (connexion internet mal établie, carton perdu, etc.).