Externalisation de la comptabilité : définition

L’externalisation de la comptabilité d’une entreprise consiste à confier à un professionnel externe, tout ou partie de la tenue de la comptabilité. Quel est son fonctionnement ? Quels en sont les avantages ? Existent-ils des freins à son utilisation ?

L’externalisation comptable, un principe de fonctionnement simple

L’externalisation de la comptabilité est un transfert de compétences vers un professionnel qualifié. Pour ce faire, le chef d’entreprise a le choix des interlocuteurs : cabinet d’expertise comptable  ou association de gestion et de comptabilité.  

La réalisation de tout ou partie des opérations comptables est confiée à un de ces professionnels, qui assurera selon la mission qui lui est confiée :

• La comptabilité générale et la comptabilité analytique
• La comptabilité clients et fournisseurs
• Les déclarations fiscales
• La gestion de la paie et les déclarations sociales
• L’assistance juridique
• L’accompagnement dans la gestion (tableaux de bord…)

Les professionnels de la comptabilité proposent un large panel de services externalisés. Le fonctionnement est simple : la « lettre de mission  » formalise et contractualise la relation entre la société cliente et le professionnel pour la durée de la mission.

Bon à savoir : si vous cherchez un prestataire, attention à ne pas confondre comptable et expert-comptable. En effet, peu de gens le savent, mais ces deux professionnels n’interviennent pas toujours sur les mêmes tâches, principalement en raison du degré de qualification.
Le comptable est un professionnel qui a une expérience ou un diplôme comptable lui permettant d’enregistrer les opérations comptables, faire quelques déclarations fiscales et parfois préparer un bilan.
L’expert-comptable quant à lui possède un diplôme niveau Bac + 8, reconnu par l’État et l’administration fiscale. Il accompagne au cours de sa carrière plusieurs centaines d’entreprises. Cette expérience lui permet de conseiller et aider les entreprises plus en profondeur, auprès du fisc ou des organismes bancaires.

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Pourquoi faire le choix de l’externalisation ?

Initier une opération d’outsourcing est le fruit d’une réflexion faisant apparaître plusieurs atouts majeurs :

1. Le manque de ressources internes et les économies de fonctionnement

Toutes les entreprises ne peuvent pas disposer d’un budget et d’un effectif suffisants pour l’emploi d’un comptable en interne. Déléguer cette fonction à un professionnel allège considérablement le niveau des salaires et charges. L’outsourcing génère ainsi de substantielles économies.

2. La recherche d’expertise

La comptabilité, la fiscalité et le droit social sont de plus en plus complexes et requièrent des connaissances et un savoir-faire qui ne s’improvisent pas. Des tâches qu’il est bien souvent préférable de confier à des experts. Une erreur peut coûter très cher ! Une société a ainsi tout à gagner des conseils de professionnels.

3. Le respect des obligations légales et la garantie d’une couverture

Les obligations déclaratives sont soumises à un calendrier strict. Un oubli revient à s’exposer à des pénalités de retard et amendes. Le recours à l’externalisation permet de lever ce risque.

Par ailleurs, un expert-comptable  engage sa responsabilité quant aux éventuelles erreurs ou retards de déclarations, une garantie pour le chef d’entreprise.

4. Le recentrage sur le cœur de métier

Se dégager des multiples tâches comptables et administratives offre à une entreprise comme atout majeur de pouvoir garder le focus sur la conduite de son activité, de pouvoir mobiliser son effectif sur son cœur de métier.

Bon à savoir : parmi les démarches les plus demandées dans l’externalisation comptable :

• Le suivi des ventes et des achats
• La gestion des paies
• L’édition et la gestion des factures
• La saisie des opérations liées aux déclarations de TVA
• La comptabilisation des frais généraux
• La rédaction du bilan
• L’audit sur l'ensemble des comptes et activités de l’entreprise

Les avantages de l’outsourcing en comptabilité

Quand on parle d’outsourcing, on veut bien entendu parler d’externalisation. Plus précisément, l’outsourcing désigne le fait de déléguer une activité sans valeur ajoutée, auprès d’un prestataire externe. L’objectif de cette démarche est de permettre à l’entreprise de se recentrer sur son activité principale. Dans le cas la comptabilité, le terme outsourcing désigne le fait de passer par un expert-comptable ou un logiciel de comptabilité.

Externaliser sa comptabilité comporte plusieurs avantages pour l’entreprise. Tout d’abord, cela permet de gagner un temps précieux ! Oubliez les heures passées à la rédaction des bilans ou à l’édition des paies. En confiant (même partiellement) votre comptabilité à un professionnel, chaque tâche prendra 2 fois moins de temps. Vous gagnerez ainsi un temps précieux pour vous recentrer sur votre activité principale.

Confiez sa comptabilité permet également de recevoir de précieux conseils pour optimiser la fiscalité ou les projets de l’entreprise. En effet, fort de son expérience, l’expert-comptable apporte un regard extérieur, avec une vision plus stratégique.
Sous-traiter sa comptabilité est également bénéfique pour l’organisation interne de l’entreprise, puisque cela évite de recruter (et former) du personnel pour la réalisation des démarches.
Enfin, faire appel à un professionnel de la comptabilité évite bien des erreurs, notamment lors de la réalisation du bilan.

Bon à savoir : l’expert-comptable est un prestataire inscrit auprès de l’Ordre des experts-comptables. À ce titre, il bénéficie d’une assurance responsabilité civile professionnelle, visant à protéger ses clients en cas d’erreurs (ce qui n’est pas le cas du comptable traditionnel). Bien que plus coûteux, il est donc préférable de passer par un expert-comptable.

Quelles sont les étapes pour trouver son expert-comptable/contrat ?

Vous envisagez d’externaliser vos tâches comptables ? Sachez que les démarches ne sont pas bien compliquées, mais peuvent s’avérer longues, selon la taille et l’organisation actuelle de votre entreprise.

Dans un premier temps, faites une petite analyse de votre activité comptable :

• Quelles méthodes sont actuellement utilisées
• Quel est le nombre de fiches de paie à éditer chaque mois
• Quelles sont les déclarations importantes à réaliser et quelle est leur fréquence
• Dégagez les tâches vous prennent le plus de temps et celles à faible valeur ajoutée

Ensuite, il faudra choisir entre l’externalisation totale ou partielle de votre comptabilité. Dans le cas d’une externalisation partielle, déterminez quelles activités continueront d’être traitées en interne et quelles activités seront confiées à votre prestataire (exemples : la gestion des paies, la tenue des comptes, la rédaction du bilan, l’édition des factures, le suivi des achats…).
Ce n’est que fois ces deux étapes passées que vous pourrez solliciter les professionnels. Comparez plusieurs experts-comptables, puis faites un point sur la rentabilité de chaque prestation. En effet, bien que l’externalisation représente un coût, sachez qu’elle est souvent bien plus rentable que le traitement en interne. C’est notamment le cas si l’on prend en compte le gain de temps, la maîtrise des procédés comptables, ou encore l’optimisation fiscale.
Si vous choisissez de faire appel à un expert-comptable, son travail prendra la forme d’une lettre de mission, comprenant l’ensemble des interventions souhaitées.
Ce n’est pas à vous de la remplir, mais à l’expert-comptable. Vous pouvez lui demander de rédiger une proposition de lettre, afin d’y apporter d’éventuelles modifications.
Son travail ne débutera qu’après la signature des deux parties.

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Les freins à l’externalisation

Certaines entreprises hésitent encore à déléguer en externe. Plusieurs raisons sont évoquées :

• La perte de contrôle : l’engagement acté sur le moyen/long terme fait émerger un certain sentiment de perte de contrôle du côté des chefs d’entreprises.

• La perte de confidentialité : les contrats, brevets techniques, données fournisseurs, prix d’achats, marges… sont autant de données précieuses qu’une entreprise n’aime pas divulguer, même à un expert-comptable. Cette crainte de la perte de confidentialité bloque encore certaines sociétés.

• Le coût de l’opération : Avec des taux horaires moyens compris entre 50 et 150 € ht selon le niveau de l’intervenant au sein du cabinet, le budget annuel s’établit entre 1500 et 3 000 € pour l’établissement du bilan et des comptes annuels. Le budget de l’externalisation comptable peut parfois être conséquent.

Cela étant, à l’usage, la balance penchera en faveur de l’externalisation car les bénéfices sont plus importants que les freins.