Comment contrôler la boîte de réception de sa messagerie ?

Comme tout le monde, vous avez déjà ouvert un message en vous demandant ce que vous alliez bien pouvoir en faire, avant de le refermer en décidant de vous en occuper plus tard. Et petit à petit, vous vous êtes retrouvé avec des centaines, voire des milliers, de messages électroniques dans votre boîte de réception.
En apprenant à gérer différemment votre boîte de réception, vous réussirez à mieux la contrôler, à réagir plus rapidement, à mener à bien les actions importantes et à tenir vos échéances.
Dans ce guide, nous vous présenterons 4 facteurs clés pour vous aider à optimiser la gestion de votre courrier électronique.

Pour réussir à organiser votre boîte de réception, vous devez d'abord comprendre la différence entre une «information de référence» et une «information d'action».
Une information de référence est une information qui n'est pas nécessaire pour effectuer une action. Vous la conservez simplement au cas où elle pourrait vous être utile ultérieurement.
Une information d'action est une information dont vous devez disposer pour effectuer une action.
La plupart d'entre nous reçoit de très nombreuses informations de référence par ... Voir la suite

Combien de fois êtes-vous interrompu chaque jour ? Il est pratiquement impossible de faire quoi que ce soit en se laissant constamment interrompre par le téléphone, ses collègues et la messagerie instantanée. Il est donc essentiel de vous réserver des moments que vous consacrerez entièrement au traitement et à l'organisation de votre courrier électronique.
De nombreux messages requièrent une décision de votre part. Les bonnes décisions nécessitent de la concentration, et la concentration nécessite une attention ininterrompue. Chaque jour, vous devez vous réserver un moment pour traiter votre courrier électronique de façon à vider votre boîte de réception. Bien entendu, cela ne vous empêche pas de consulter votre messagerie au cours de la journée pour vérifier si vous avez reçu des messages urgents ou des demandes de votre responsable... Voir la suite

Lorsque vous commencez à traiter votre courrier électronique, la première chose à faire consiste à le trier dans l'ordre où vous voulez le traiter. Par exemple, vous pouvez le filtrer par date, par objet ou par expéditeur.

Dans Outlook 2003, cliquez sur la zone Réorganiser par en haut de votre boîte de réception et cliquez sur le classement souhaité.

Filtrez votre courrier électronique en fonction de différentes options.
Conseil : si vous utilisez Outlook 2003, activez le volet de visualisation afin de pouvoir consulter vos messages sans les ouvrir. Pour activer ce volet, cliquez dans le menu Affichage sur ... Voir la suite

Cette règle vous sera utile pour traiter votre courrier électronique, en vous aidant à décider rapidement ce que vous devez faire de chaque message afin de le faire disparaître de votre boîte de réception.
Décidez quoi faire de chaque message :
Combien de fois avez-vous ouvert, lu et refermé le même message ? Certains messages reçoivent ainsi beaucoup d'attention, mais sont suivis de peu d'action. Il vaut mieux traiter chaque message une seule fois et agir dans la foulée. En d'autres termes, vous devez décider ce que vous allez en faire et où vous allez le stocker. Quatre possibilités s'offrent alors à vous : supprimer, traiter, déléguer et différer ... Voir la suite