Comment choisir sa solution de gestion comptable ?

La « gestion administrative » des pièces comptables exige beaucoup de rigueur. Sans entrer dans des détails techniques complexes, la comptabilité s’apparente à du classement… AVANT, PENDANT et APRES, suivez les étapes de la saisie d’une écriture comptable pour définir vos besoins.

Chaque document comptable (également appelé « pièce ») émis ou reçus qui officialise un mouvement d’argent (recette ou dépense) est analysé puis traité manuellement…

Dès réception, les pièces comptables reçues par votre entreprise sont contrôlées, parfois contestées, puis classées dans un échéancier avec l’annotation « à payer le… ». Il peut s’agir des factures éditées par vos fournisseurs, celles qui vous ont été adressées par des organismes auxquels votre entreprise est affiliée (caisse de retraite…) ou les notes de frais établies par vos salariés, etc. Lors du paiement effectif, chaque document comptable recevra l’annotation « Payé le … ».

Suivant la même logique, l’original des factures établies par votre entreprise est adressé à chaque client et le double de chaque facture est classé jusqu’au moment du paiement. Si votre logiciel de facturation respecte le décret d’application 2003-632 du 1er juillet 2003, la date de l’échéance est inscrite sur la facture. Vous en surveillerez alors le paiement et vous procéderez aux relances si nécessaires.

Dès réception, les règlements reçus de vos clients sont remis en banque et le double de la facture reçoit la mention « Payé le… ». S’il s’agit d’un paiement différé matérialisé par un effet de commerce accepté à échéance lointaine (par exemple : 60 jours ou 90 jours fin de mois), vous inscrivez la mention « À encaisser le … » puis vous classez le document dans un échéancier. Il sera remis en banque une vingtaine de jours avant la date d’échéance effective.

Lors du contrôle des extraits bancaires reçus, les recettes ou dépenses dont vous n’avez pas encore eu connaissance seront traités (par exemple, le paiement d’une facture client effectué par virement interbancaire, le rejet d’une traite remise à l’encaissement quelques jours plus tôt, ou la mention d’un chèque sans provision). Dans ce cas, ces « incidents » seront relevés et, s’il y a lieu, les factures (émises ou reçues) seront annotées : « Payé le », ou « Paiement rejeté le ». S’il y a lieu, les frais bancaires (agios, frais d’escompte, intérêts d’emprunt, services bancaires divers…) ou les autres mouvements tels que les mensualités d’emprunt, les taxes réglées ou dues à l’État seront relevés.

Ces opérations peuvent être confiées à toute personne organisée et méthodique car elles n’exigent pas de compétences précises en comptabilité. Vous pourrez les accomplir vous-même ou les déléguer à un tiers (assistant ou comptable salarié, travailleur indépendant, personnel intérimaire, etc.). Les documents comptables resteront dans votre entreprise et vous pourrez les consulter à tout moment.

Une fois les documents traités manuellement, chaque mouvement comptable (au débit ou au crédit des comptes) doit être enregistré sur un logiciel de comptabilité. Cette opération de saisie comptable sera réalisée par vous-même, un employé de votre entreprise (comptable), un expert comptable ou l’un de ses collaborateurs.

Si la saisie est effectuée dans votre entreprise, l’enregistrement des écritures comptables sera effectué sur un logiciel de comptabilité dont vous aurez acquis la licence d’exploitation ou sur un logiciel de comptabilité proposé en mode locatif hébergé. Cette technique, appelée ASP (Application Service Provider) vous permet d’utiliser à distance des logiciels et des services informatiques associés moyennant un abonnement. Elle vous évite de supporter les coûts d’achat du logiciel de comptabilité et de ses mises à jour.

Si vous avez opté pour l’externalisation de votre comptabilité, le collaborateur d’un Cabinet d’expertise comptable se chargera de saisir vos écritures sur le logiciel de comptabilité de son entreprise.

Ces opérations peuvent être traitées par toute personne maîtrisant la saisie des écritures comptables dans les différents journaux (banques, achats, ventes, etc.), avec ou sans contrôle d’un expert comptable. Cependant, elle pourrait parfaitement être confiées à un « non initié » sous réserve qu’il ait auparavant suivi une formation comptable. Dans le même ordre d’idées, sachez que la comptabilité est un métier où la réglementation fiscale est en constante évolution. A ce titre, il est indispensable que votre comptable veille à actualiser ses connaissances. Les stages de formation sont d’excellents compromis pour collecter, analyser et appliquer les mesures gouvernementales liées à la gestion des entreprises.

Si vous recourez aux services d’un Cabinet d’expertise comptable, les pièces comptables lui seront confiés (soit pour une saisie directe par un collaborateur qui se déplacera chez vous, soit pour une saisie différée qu’il réalisera dans les locaux du cabinet comptable ou de l’entreprise de comptabilité). A défaut d’avoir engagé ou formé un comptable dont le niveau de formation en comptabilité est suffisant, l’externalisation de la comptabilité reste toutefois la meilleure garantie contre les erreurs ou les oublis.

Toutes les écritures comptables permettront l’édition des documents comptables : situations intermédiaires, bilan et compte de résultat annexes, liasses fiscales, mais également les balances ou les grands livres…
Les comptes de l’entreprise seront de préférence supervisés par un expert comptable et par un Centre de Gestion Agréé (CGA) avant l’édition des documents comptables de fin d’exercice.

 

Le saviez-vous ? Tout prestataire, offrant à ses clients une prestation de saisie des écritures comptables doit impérativement compter au nombre de ses salariés un expert comptable (c'est-à-dire, un personne titulaire de ce diplôme). Le prestataire pourra être au choix : un Cabinet d’expertise comptable ou une entreprise de comptabilité. Certains montages juridiques de société exigent que la comptabilité supervisée ou non par un expert comptable fasse également l’objet d’un contrôle effectué par un Commissaire aux Comptes. Ce dernier se chargera de vérifier et de certifier les comptes de l’entreprise. Il assistera à l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) annuelle des actionnaires.