Quelle caisse enregistreuse restaurant choisir ?

La caisse enregistreuse est le premier, et souvent le seul, équipement bureautique dont se dotent les gestionnaires de restaurants.

De cet équipement dépend le bon encaissement des clients, mais aussi l’entame des tâches de comptabilité et la sécurisation de la trésorerie. Entre les serveurs, les gérants et les comptables, ce sont parfois des dizaines de collaborateurs qui vont avoir entre leurs mains cet outil, et devront rapidement se familiariser avec lui. C’est dire l’importance du choix d’une caisse enregistreuse pour restaurant.

Or comment sélectionner la meilleure caisse enregistreuse pour bar et restaurant ? Comment identifier le modèle qui prendra en compte les besoins spécifiques à cette industrie, mais aussi ceux, encore plus précis, du restaurateur intéressé ? Quels sont les avantages réels des caisses spécialement conçues pour les restaurants ?

Afin de donner quelques conseils utiles pour éclairer le choix de caisse pour restaurant, il est essentiel de bien connaître les différents types de modèles adaptés à cette activité.

Les différents types de caisses enregistreuses pour restaurant

Les caisses enregistreuses pour restaurant, comme toutes les caisses enregistreuses sont de trois types : classiques, tactiles ou sur tablette.

Les caisses enregistreuses pour restaurant classiques

Les caisses dites classiques sont les plus courantes et les plus communes. Relativement peu évoluées, elles offrent déjà des fonctionnalités essentielles.

Elles peuvent déjà être séparées en trois catégories :

-  Les caisses numériques sont en quelque sorte de grosses calculatrices améliorées,

-  Les caisses alphanumériques sont un peu plus évoluées puisqu’elles permettent de saisir manuellement des articles ou produits, de prendre en charge des remises,

-  Les caisses enregistreuses intelligentes, aussi appelées TPV (terminaux point de vente).

Si les deux premiers types de caisses enregistreuses peuvent convenir pour un tout petit établissement ou un besoin ponctuel, leurs fonctionnalités sont néanmoins très limitées et ne suffisent en général pas pour répondre aux attentes d’un restaurant.

Les troisièmes en revanche sont beaucoup plus performantes et intègrent des logiciels de caisse  incluant des fonctionnalités permettant d’augmenter la productivité : encaissement, gestion de programmes de fidélité, suivi de commande, gestion de stocks.

Les caisses enregistreuses tactiles

Les caisses tactiles  sont en fait une des formes que peuvent prendre les TPV.

Elles disposent d’un écran tactile, séparé ou non du module principal de la caisse.

Ergonomiques, simples, rapides… leur prise en main intuitive assure un gain de temps et de productivité conséquent et leur facilité d’utilisation a déjà séduit nombre de restaurateurs. La caisse tactile s’est démocratisée et son prix, encore très élevé il y a quelques années, a suffisamment baissé pour qu’elle puisse aujourd’hui se retrouver chez tous les acteurs de la distribution.

C’est tout particulièrement le cas dans les restaurants, les caisses tactiles étant particulièrement adaptées à ce type d’environnement et d’activité.

Les caisses enregistreuses sur tablette

Enfin, les caisses sur tablettes sont simplement des tablettes Android ou iPad équipées d’une application et d’accessoires ( tiroir-caisse , douchette, imprimantes ceintures et lecteur de carte bleue Bluetooth), les transformant en véritables caisses enregistreuses .

Les restaurateurs sont de plus en plus nombreux à choisir cette solution d’encaissement.

Aux Etats-Unis, le système cartonne déjà tandis qu’en France, le marché est très prometteur.

Avantages des caisses enregistreuses pour restaurant

Les caisses modernes apportent intrinsèquement un certain nombre d’avantages indéniables.

Mais ce sont les logiciels qu’utilisent les modèles « intelligents » qui changent véritablement la donne en multipliant les possibilités de ces outils.

Les avantages classiques des caisses enregistreuses modernes…

Les caisses enregistreuses modernes offrent déjà, quel que soit leur type, une série d’avantages appréciables.

Ainsi, toute caisse enregistreuse récente assurera notamment :

-  Une sécurisation des encaissements d’espèces, que ce soit avec les clients ou avec les salariés, pour les retraits comme pour les remises non autorisées,

-  Et ce d’autant plus, lorsqu’elles sont équipées d’un monnayeur automatique ,

-  La prise en charge de différents moyens de paiement avec les modules adaptés pour les cartes bleues et même les espèces,

-  Une réduction du risque d’erreurs humaines,

-  Une accélération des transactions,

-  Des tickets et factures détaillées,

-  Et donc une meilleure satisfaction client.

… démultipliés par l’utilisation de logiciels de caisses pour restaurant spécifiques

Mais avec un modèle intelligent, surtout s’il s’agit d’une caisse tactile, c’est le logiciel qui fait toute la différence.

Ces avantages seront particulièrement conséquents si ce logiciel est un logiciel pour caisse enregistreuse de restaurant spécifique, prenant en compte tous les besoins liés à cette activité.

Equipées de ces logiciels, une caisse de restaurant permettra :

-  D’organiser les plans de salle et d’attribuer les commandes à chaque table,

-  D’affiner cette répartition par tables d’une répartition par serveur,

-  De contrôler le temps d’attente à chaque table, pour chaque commande, pour chaque serveur,

-  De gérer les menus et les changements à la carte,

-  De gérer les commandes en ligne éventuellement complémentaires des commandes en restaurant,

-  De gérer les commandes en drive-in éventuelles,

-  De gérer les tarifications spécifiques, notamment avec les « Happy hours » ou les cartes de fidélité et promotions éventuelles,

-  De gérer les communications avec les cuisines,

-  De gérer les approvisionnements et les stocks,

-  De sauvegarder les recettes (celles des plats…),

-  Mais aussi celles du restaurant, en rendant disponibles toute une série de rapports de pré-comptabilité et de gestion en temps réel.

Nos conseils pour choisir la solution de caisse pour restaurant la plus adaptée à ses besoins

Une fois les différents types de caisses enregistreuses pour restaurant connus, l’utilisateur potentiel est en mesure de bien comprendre les différents conseils qu’il lui sera judicieux de suivre pour orienter son choix d’équipement.

Il lui est notamment conseillé de cibler la spécialisation métier, de bien lister ses besoins, de privilégier la meilleure prise en main, de se renseigner sur l’évolutivité du matériel, de vérifier que l’équipement est conforme aux obligations légales, et enfin de demander autant de  devis en caisse enregistreuse  que possible.

Cibler la spécialisation métier

Comme expliqué plus haut, ce qui fait la véritable valeur ajoutée des caisses modernes, c’est leur logiciel.

Le premier avantage de ces logiciels est qu’ils peuvent être adaptés à des environnements-métiers particuliers, au premier rang desquels figure celui de la restauration.

Il est donc nécessaire, quitte à payer le prix d’une caisse enregistreuse pour restaurant moderne, de s’assurer que son logiciel est spécifiquement conçu pour l’industrie de la restauration.

En effet, il faut bien se souvenir que plusieurs collaborateurs peuvent être amenés à utiliser la caisse chaque jour.

Bien lister ses besoins

Mais il serait hasardeux de prétendre que tous les restaurants ont les mêmes besoins. Selon le type d’activités, le volume de ces activités, le nombre de personnes susceptibles d’utiliser la caisse chaque jour, les besoins ne sont pas les mêmes, et donc la caisse la plus indiquée pour satisfaire ces besoins non plus.

Parmi les questions qu’un décideur doit se poser, peuvent être citées :

-  Quel est le nombre de couverts dans le restaurant ?

-  Quel est le nombre de restaurants pour la même chaîne ou pour la même entreprise ?

-  Quel est le nombre de clients par jour ?

-  Quel est le volume de transactions par jour ?

-  Les commandes en ligne ou la livraison font-elles partie de l’activité ?

-  Si oui, des prestataires spécifiques sont-ils en charge de ces livraisons et combien sont-ils ?

-  Quel est l’équipement logiciel existant par ailleurs en matière de comptabilité et de facturation ?

-  Quels sont les programmes de relation client en cours ?

Naturellement, ce n’est là qu’une liste indicative.

Privilégier la meilleure prise en main

Entre les différents modèles disponibles, tant que les fonctionnalités nécessaires sont réunies, il est judicieux de privilégier le modèle qui offre la meilleure prise en main.

Il est donc capital de tester l’ergonomie de la caisse, la facilité à appréhender son fonctionnement, à comprendre comment accéder et utiliser ses différentes fonctionnalités rapidement. Et comme dans la restauration plus encore que dans d’autres secteurs, le personnel est très mobile, il est essentiel que la prise en main soit rapide pour que les nouvelles recrues soient très promptement opérationnelles.

Plusieurs revendeurs proposent des périodes d’essai : ce n’est jamais une mauvaise idée d’en profiter.

Se renseigner sur l’évolutivité du matériel

Par ailleurs, il est important de se renseigner sur l’évolutivité du matériel.

En effet, les technologies progressent rapidement, de même que l’activité des restaurateurs, et une caisse représente un investissement non négligeable. Il serait donc fâcheux de se retrouver avec un matériel représentant un coût conséquent qui n’est plus adapté à son stade de croissance ou qui est dépassé sur le plan technologique. Et assez paradoxalement, plus les modèles sont avancés plus ils sont susceptibles de se retrouver à la traîne rapidement.

Une attention toute particulière doit donc être apportée à l’évolutivité logicielle des caisses « intelligentes ».

Vérifier que l’équipement est conforme aux obligations légales

Un régime légal spécifique encadre désormais les caisses des commerçants.

Depuis la loi de finances 2016, elles doivent en effet être équipées d’un logiciel conforme à des exigences « d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ». Cette conformité doit être attestée par un certificat que l’utilisateur doit être en mesure de présenter à l’administration fiscale à tout moment. Toute entreprise qui serait trouvée en infraction serait sommée de payer une amende allant jusqu’à 7 500 euros par caisse, sans préjuger des éventuels redressements fiscaux.

L’éditeur du logiciel, le constructeur de la caisse ou un organisme officiel doivent donc impérativement fournir ledit certificat avec chaque nouvelle caisse vendue.

Si le logiciel est ancien, une mise à jour doit être effectuée, et cette mise à jour a toujours un prix.

Encore une preuve de la nécessité de s’équiper d’un matériel évolutif !

Demander des devis en caisse enregistreuse pour restaurant

Les prix des caisses enregistreuses pour restaurant peuvent varier de 1 000 à plus de 15 000 euros selon les fonctionnalités.

Plusieurs formules existent – tout particulièrement pour les caisses sur tablette – permettant de diluer cet investissement dans une location du matériel ou par un crédit.

Il est donc particulièrement conseillé de demander autant de devis de caisse enregistreuse de restaurant  que possible aux (très nombreux) revendeurs.

La meilleure façon de ce faire reste encore d’utiliser certains services comme Companeo qui centralisent ces demandes de devis, mettant en relation les restaurateurs avec de multiples fournisseurs en quelques clics !